Бизнес этикет в Битрикс24: чаты, почта, задачи

Битрикс24 - корпоративная социальная сеть, виртуальное офисное пространство, где единомышленники собираются для работы над совместными проектами, для обмена мнениями, для решения насущных вопросов бизнеса. И здесь тоже действуют свои правила поведения, вежливости и хороших манер. Соблюдение правил хорошего тона поможет всем участникам создать комфортные приятные условия для коммуникации и сотрудничества в онлайн офисе.
 
Коммуникация в чатах
 
Правило 1. Срок ответа в чате.
Если у вас горит статус «онлайн», отвечайте на сообщение в течение 5 минут. В случае, если вы заняты и не можете ответить мгновенно, отвечайте, когда освободитесь. Если вам прислали сообщение, а вы были оффлайн или на перерыве, отвечайте, когда увидели входящее сообщение.
 
Правило 2. Терпение и толерантность.
Если у вашего собеседника статус «онлайн», но он не отвечает сразу, когда вы ему написали, он может быть занят, поэтому будьте терпеливы и подождите ответа. 
 
Не следует писать много коротких сообщений, лучше объясните суть обращения одним содержательным сообщением, так информация будет восприниматься целостно.
 

Коммуникация в чатах

Правило 3. Соблюдайте рамки рабочего времени.
Если у вас есть важные задачи, которые нужно решить с коллегами или с клиентами (в экстранете), старайтесь отправлять сообщения в течение рабочего дня.
 
Правило 4. Сокращение и аббревиатуры.
Сокращение и аббревиатуры в переписке допустимы при условии, что их понимает адресат. Избегайте редко употребляемых сокращений. Чаще всего используются следующие:
  • ASAP (As Soon As Possible)
  • IMHO (In My Humble Opinion)
  • PLZ (Please)
  • LOL (Laughing out loud)
 
Правило 5. НЕ КРИЧИ!
Не пишите сообщения заглавными буквами. Во-первых, его неудобно читать, во-вторых, у получателя может сложиться впечатление, что вы на него кричите.
 
 
Почта
 
Электронная почта - инструмент среды Битрикс24, интегрированный в него и незаменим для общения с клиентами и коллегами.
 
Правило 1. Если вы получили письмо, обязательно дайте на него ответ.
Обязательно отвечайте на электронные письма, которые вы получаете от коллег, клиентов или партнеров. В разных компаниях приняты свои временные рамки для ответа, например, в течение 4 часов после получения письма; в крупных международных компаниях этот срок может достигать нескольких дней. Как правило, на электронное письмо следует отвечать в течение суток.
Отсутствие ответа расценивается как дурной тон и даже оскорбление.
 
Если вы понимаете, что вам понадобится больше времени для ответа, сообщите отправителю, что его письмо получили, и сориентируйте, когда сможете ответить на его вопрос. На полученное письмо отвечайте по существу и так, чтобы его нельзя было трактовать неоднозначно.
 
Правило 2. Добавляйте тему.
Направляйте письмо адресату с указанием темы. Так получатель быстро поймет, о чем будет идти речь в письме, и легко найдет его среди другой почты.
 
Правило 3. Приветствие и подпись.
В письме также обязательно должно быть приветствие, а после основного текста - подпись с указанием вашей должности и контактных данных.
 
Правило 4. Одно письмо - один адресат.
По правилам бизнес этикета, следует отправлять письмо только одному получателю. Если ответ нужен от одного человека, а другим нужно только ознакомиться с информацией, то письмо отправляйте ему, а остальных поставьте в «Копию».
 
 

Автоматизация с Битрикс24

Битрикс24 - корпоративный портал для коммуникации:

- управление задачами и проектами, диаграмма Ганта;

- организация внутренней коммуникации; живая лента;

- корпоративная почта;

- мобильное приложение и многое другое.

 

 
 
Задачи
 
Работа с задачами - это также коммуникация. При постановке задачи, ее делегировании, комментариях и подаче отчетности о выполнении важно соблюдать определенные правила, чтобы избежать недоразумений.
 
Правило 1. Название и содержание.
Формулируя задачу для коллеги, коротко укажите ее название и добавьте более подробное описание. При необходимости, в случае комплексной задачи, добавьте чек-лист и подзадачи.
 
Задачи в Битрикс24
 
Правило 2. Контекст для задания.
При постановке задачи коллеге обязательно сообщайте ему, в рамках какого проекта выполняется эта задача; предоставляйте контекст, чтобы у коллеги было понимание его роли и общей цели проекта.
 
Правило 3. Таймер.
Начиная выполнение задания, включите таймер, чтобы по окончании иметь точное количество времени, потраченного на работу.
 
Правило 4. Комментарии к задачам.
Если есть необходимость в уточнении по заданию, прокомментируйте его, @упомянув («тегнув») коллегу, помощь которого вам нужна, в комментарии. Это привлечет его внимание. Не ждите, пока коллега ответит на ваш комментарий, переходите к другим задач.
 
Правило 5. Завершение работы над задачей.
Когда вы закончили работу над задачей, отметьте ее как выполненную. Она исчезнет из списка ваших задач, а постановщик будет знать, что вы закончили работу. Если в задаче были соисполнители, не спешите ее завершать, не убедившись, что коллеги также закончили работать с ней. Не удаляйте выполненные задания, они могут понадобиться кому-то из коллег позже, их можно восстановить и продолжить работу.
 
Надеемся, что эта информация была вам полезной. Мы желаем вам вежливой и эффективной бизнес коммуникации в Битрикс24!
 
Поделитесь записью в социальной сети

Советуем почитать

Программы 1С:Підприємство - системы для учета хозяйственной деятельности предприятия. На основании собранных в них данных руководство получает важную информацию о финансовом состоянии организации, о рентабельности бизнеса в целом и отдельных его направлениях. Битрикс24 - корпоративный портал и современная CRM система, которая позволяет организовать полноценную и эффективную работу с клиентами компании.

Настройка Битрикс24 не займет у вас много времени, но обеспечит вам и вашим сотрудникам комфортную работу на портале. В этой статье мы расскажем об общих настройках Битрикс24. На портале в меню слева найдите раздел Настройки. В этом разделе укажите основные данные о компании и о том, как будет организована работа на портале.

Сегодня отдел продаж любой компании немыслим без CRM системы. СRM – это и система управления взаимоотношениями с клиентами, и система управления продажами. Благодаря CRM отдел продаж выстраивает работу с клиентами c момента их первого контакта с компанией до закрытия сделки и повторных продаж.