Как наладить эффективную коммуникацию в компании
01.11.2017
Бизнес строится на коммуникации - внутренней внутри компании, внешний - с клиентами, поставщиками, подрядчиками, СМИ и т. Отнюдь не умаляя значения внешней коммуникации, сегодня мы решили поговорить о внутреннем взаимодействии, ведь это тот "клей", который держит всю организацию вместе, это то, без чего компания была бы просто сообществом индивидуумов, работающих отдельно друг от друга над своими индивидуальными задачами.
Коммуникация в организации происходит по трем направлениям: вертикально, то есть между руководителем и подотчетным ему работником; горизонтально - между сотрудниками одного организационного уровня или между подразделениями компании и по диагонали - между руководителем и работником низшего уровня другого подразделения. И для здорового функционирования компании, для решения бизнес задач и выполнения должностных обязанностей работников крайне важно, чтобы коммуникация на всех уровнях и между ними была налажена правильным образом.
|
Битрикс24 - корпоративный портал для коммуникации: - управление задачами и проектами, диаграмма Ганта; - организация внутренней коммуникации; живая лента; - корпоративная почта; - мобильное приложение и многое другое.
|
Часто сотрудники жалуются на то, что в компании плохо организована коммуникация. Что это может означать? Ведь, казалось бы, есть телефон, электронная почта, в конце конце, рабочее место, где можно найти нужного работника собственной персоной и решить нужные вопросы.
Мы обвиняем во всем "плохую коммуникацию", когда, например, пытаемся понять, почему не можем двигаться вперед в выполнении тех задач, где привлечены и другие сотрудники. Однако часто коммуникационные трудности - это лишь симптомы гораздо более глубоких проблем предприятия.
Что может вызвать "коммуникационные проблемы" в компании
То, что мы считаем проблемами коммуникации в организации, на самом деле может быть последствиями следующих причин:
- Непонятные роли и должностные обязанности. Когда сотрудники не понимают, за что они отвечают, что должны или не должны делать, между ними часто возникают недоразумения. Со стороны это действительно может выглядеть как коммуникационная проблема. Решение: четко определите роли и очертите обязанности для каждого работника на уровне отдела, проекта, программы.
- Запутанный процесс принятия решений. Решения бывают разные: глобальные, касающиеся бизнес стратегий, структурных, инновационных изменений в компании, и те, которые касаются повседневных вещей, как, например, меню для обеда с партнерами. Во избежание недоразумений, определите механизм принятия основных бизнес решений и решений относительно ежедневных операций, а также ответственных лиц на каждом этапе процесса принятия решений.
- Плохо разработанные бизнес процессы. Бывают ситуации, когда между различными отделами компании возникают противоречия по причине конфликтующих между собой бизнес процессов. То есть на уровне отдела процесс работает, однако за его пределами противоречит другим процессам. Чтобы такие случаи не возникали, нужно четко прописывать и настраивать все бизнес процессы на всех уровнях сверху донизу.
- Неэффективные организационные структуры. Если структура компании спроектирована таким образом, чтобы только удовлетворить эго определенных людей в организации, или если в результате планирования структуры компания напоминает группу разрозненных индивидов, занятых своими делами, здесь явно не избежать проблем. Именно в таких условиях наблюдается жесткая конкуренция, борьба за власть, низкий уровень ответственности и "коммуникационные проблемы". Решение: Организационная структура в первую очередь должна базироваться на том, чем компания занимается и как она должна работать. Если работа выполняется в командах, то нужно позаботиться о том, чтобы команды продуктивно сотрудничали.
Три правила для здоровой внутриорганизационной коммуникации
-
Менеджеры и лидеры должны рассматривать коммуникацию как важную часть своих должностных обязанностей: в своей ежедневной работе они должны коммуницировать со своими сотрудниками, доносить им необходимую информацию, а также активно слушать то, что говорит им команда.
-
Действия и поведение всех работников должны согласовываться с миссией и видением компании, ее ценностями и ключевыми сообщениями.
- Прозрачная коммуникация должна быть частью корпоративной культуры компании. Открытые коммуникации положительно влияют на отношение работников к компании, в которой они работают.
Как технологии влияют на коммуникацию в компании
Технологии стремительно меняют способы коммуникации внутри компаний. Благодаря электронной почте, мессенджерам, социальным сетям мы можем быстро связываться с нужным нам человеком в любое время, получать необходимую информацию и, как результат, быстрее выполнять поставленные задачи и принимать решения. География и время уже не ограничивают общение: благодаря технологиям обмен информацией происходит быстро даже между рабочими группами, находящимися в разных уголках мира. Такое сотрудничество повышает эффективность и результативность деятельности любой компании.
Корпоративный интранет
Технологии меняют процесс организации внутренних коммуникаций, которые крайне важны для того, чтобы все работники оставались мотивированными и информированными. Мир заполонили социальные сети, и корпоративный интранет также становится более социальным, с элементами геймификации. Особую популярность приобретают корпоративные порталы, объединяющие в себе элементы социальной сети, инструменты проектного менеджмента и системы управления информационными ресурсами компании.
Таким порталом, например, есть Битрикс24. Кроме возможности удобного планирования рабочего времени, он предлагает инструменты для организации успешной внутренней коммуникации:
- Живая лента: отправки сообщения всем сотрудникам или выбранной группе коллег;
Чаты: отправление личного сообщения коллеге или руководителю; создание групповых чатов для обсуждения общих вопросов или бренйшторма;- Видеоконференции: общение с коллегами без отрыва от своего рабочего места; удобный инструмент в случаях, когда сотрудники находятся в разных удаленных офисах;
- Календарь: возможность планировать встречи с коллегами в удобное для всех участников время;
- Диск: пространство для хранения информационных ресурсов, обмена ими и совместного доступа к ним; электронная почта не всегда позволяет отправлять «тяжелые» файлы, а сторонние файлообменники не гарантируют защищенность данных - с диском Битрикс24 информация не покидает безопасных стен корпоративного портала и всегда доступна в случае необходимости.
Битрикс24 также служит каналом неформальных коммуникаций, своеобразным "кулером", благодаря которому сотрудники удовлетворяют свою потребность в социальном взаимодействии.
Мир меняется, меняются организационные модели, и пришло время вооружаться инновациями, чтобы постоянно совершенствоваться и оставаться конкурентоспособными.
