Построение системы бюджетирования на предприятии

Бюджетирование – система планирования,  контроля и анализа денежных потоков предприятия. Для здорового функционирования бизнеса финансовое планирование, то есть управление процессом распределения и использования денежных средств предприятия, крайне необходимо. Как раз бюджетирование дает возможность увидеть, куда компания потратит средства в течение года, и заранее оптимизировать расходы.
Бюджет представляет собой план действий на определенный период (как правило, год) в количественных и финансовых показателях. Разработка системы бюджетирования и управление ею – это задача так называемых центров финансовой ответственности. 

Функции бюджетирования

Бюджетирование выполняет несколько функций:
Аналитическая:

• постановка целей;
• разработка стратегии предприятия;
• планирование показателей и бизнес деятельности;
• анализ эффективности расходов и капиталовложений;

Финансовая:

• экономический прогноз;
• анализ плановых и фактических показателей;
• контроль результатов деятельности предприятия;

Координационная:

• координация деятельности подразделений предприятия;
• координация функциональных блоков оперативного планирования;

Мотивационная:

• ясность постановки целей;
• поощрение за выполнение плана и наказание за срыв;

Коммуникационная:

• назначение ответственных лиц;
• согласование планов подразделений предприятия.

Исходя из выполняемых функций, можно сказать, что внедрение бюджетирования ведет к повышению управляемости предприятия.

Подходы к построению системы бюджетирования на предприятии

В процессе построения системы бюджетирования берут участие владельцы компании, топ-менеджеры, руководители отделов, экономисты – целая команда во главе с финансовым директором, который, как правило, отвечает за внедрение этой системы на предприятии. 

Перед  разработкой системы бюджетирования на предприятии необходимо распределить зоны ответственности среди менеджерови и спланировать координацию всего процесса.
Далее необходимо определиться с методом планирования:

• сверху вниз
• снизу вверх
• снизу вверх/сверху вниз

Метод «сверху вниз» используют в том случае, когда бюджеты формируются руководителями компании. Они «спускают сверху» функциональным подразделениям целевые показатели, а подразделения детализируют планы бюджетов, исходя из этих показателей.

При использовании метода «снизу вверх» все наоборот: функциональные подразделения анализируют свои возможности и предоставляют бюджет. Однако в этом случае показатели могут быть субъективны, а бюджеты «раздуты», поскольку руководители подразделений закладывают дополнительные риски, что в конечном итоге ведет к неэффективному использованию денежных средств предприятия.

Метод «Снизу вверх/сверху вниз» подразумевает согласование финансовых целей, поставленных руководством предприятия, и возможностей функциональных подразделений, оцененных менеджерами. Эта модель планирования наиболее эффективна для развития бизнеса.    

Причины, почему предприятия не используют бюджетирование

Основными причинами, почему многие предприятия не используют бюджетирование, есть:

• непонимание сути бюджетирования, его основных функций и пользы для бизнеса;
• отсутствие знаний о средствах (информационных системах), с помощью которых можно внедрить бюджетирование на предприятии;
• сопротивление внедрению бюджетирования со стороны сотрудников и руководителей подразделений.

Основные этапы внедрения системы бюджетирования

Для внедрения бюджетирования сотрудникам компании (финансовый отдел, руководители подразделений) необходимо выполнить следующие шаги:

• разработка финансовой структуры: изучение финансовой документации, стандартов финансового учета и особенностей взаимодействия отделов; разработка принципов построения системы бюджетирования, выбор модели бюджетирования; определение шаблона бюджетного процесса; подготовка документа «Положение о бюджетировании на предприятии»
• создание бюджетного комитета и определение центров финансовой ответственности; 
• формирование бюджетов предприятия: структура бюджетов формируется по центрам финансовой ответственности; у каждого предприятия она будет своя, это зависит от организационной и финансовой структуры:
  • определение основного бюджетного фактора;
  • бюджет продаж;
  • бюджет маркетинга;
  • бюджет запасов готовой продукции;
  • бюджет производства;
  • бюджет запасов и закупки сырья;
  • бюджет денежных средств;
  • бюджет накладных расходов;
  • сводный бюджет;
• мониторинг: в конце бюджетного цикла проводится оценка и контроль исполнения бюджетов — достигли KPI или нет, а также сравниваются фактические показатели c запланированным бюджетом. Бюджет на новый период формируется с учетом ошибок и успехов предыдущего и на основе план-фактного анализа за прошлый период.

Программные продукты для автоматизации бюджетирования

Для автоматизации системы бюджетирования и управления ею используется различное программное обеспечение, например, программные продукты линейки BAS.  

Программные продукты BAS дают возможность:

• планировать движение средств по подразделениям, проектам, номенклатуре, контрагентам;
• контролировать заявки на использование средств;
• мониторить фактическую деятельность предприятия; 
• контролировать обороты по статьям бюджета;
• вести учет доходов и затрат;
• анализировать разницу между плановыми и фактическими данными;
• составлять необходимую отчетность.

Функции бюджетирования в той или иной мере реализованы в таких конфигурациях BAS, как: 

• BAS Малий бізнес;
• BAS Комплексне управління підприємством;
• BAS ERP;
• BAS Управління холдингом. 

Для подбора соответствующей вашим задачам программы обращайтесь к нам за консультацией, будем рады вам помочь.