Восстановление учетной системы Часть 2

Автор статьи Евгений Сотников,

бизнес консультант, эксперт по системному бизнесу

Учетная система – важная составляющая разума компании

Управлять можно только тем, что можно посчитать. Поэтому в любой организации, занимающейся хозяйственной деятельностью, существует управленческий учет. Управленческий учет представляет собой сбор, хранение и обработку информации, отражающей события, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия. К таким событиям относятся: поставка сырья, закуп товаров и товарно-материальных ценностей (ТМЦ), приобретение или списание основных средств (ОС) и оборудования, перемещение сырья на производство, производство продукции, перемещение продукции на склады готовой продукции, отгрузка (продажа) продукции покупателям. Управленческий учет позволяет отслеживать, что произошло с сырьем или готовой продукцией, где и когда это произошло, сколько сырья или продукции было израсходовано, переработано, списано, или отгружено, сколько сырья или продукции осталось, где находится это сырье или продукция. Частью управленческого учета является сбор, хранение и обработка информации, отражающей движение денежных средств организации. Как было сказано выше, данные управленческого учета позволяют управляющему органу компании принимать оптимальные решения при планировании производства, продаж и прочей коммерческой деятельности.

Управленческий учет реализуется учетной системой, т.е. системой правил фиксации информации о перемещении ТМЦ и денег. Идея данной системы достаточно проста: каждый факт перемещения ТМЦ или денежных средств фиксируется бумажными документами, которые называют «первичными документами».

Первичный документ – это бумажный документ, включающий исходные сведения, полученные в момент совершения хозяйственной операции, является первым свидетельством произошедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведённой хозяйственной операции. Он также устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции. К первичным документам относятся: кассовый ордер, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, акт приема, акт сдачи, акт списания, акт недовоза, и т.п.

Первичный управленческий учет реализуется на основании бумажных первичных документов. Например, кладовщик отгружает со склада партию товара покупателю. В момент отгрузки создается товарная накладная, в которой указывается дата, наименование отгруженного товара, количество, отпускная цена, а также реквизиты покупателя. Юридическую силу данная накладная обретает в тот момент, когда кладовщик и получатель поставят на ней свои подписи и печати. Обычно накладная формируется в двух экземплярах, один остается у продавца, а второй – у покупателя. Накладная кладовщика передается в бухгалтерию и подшивается в папку, в которой хранятся первичные накладные. Теоретически на основании подшитых первичных накладных мы можем проводить анализ динамики продаж. Скажем, год спустя, мы хотим определить, какой объем продукции нам нужно закупить, исходя из ожидаемого объема продаж на ближайшие два месяца. Для этого нам нужно взять папку, в которой хранятся первичные накладные, найти накладные за такой же временной период прошлого года, посчитать количество отгруженной продукции, определить самые ходовые позиции, проанализировать, какие именно клиенты закупали данную продукцию в прошлом году.

Конечно, учет на основании первичных документов, неудобен, и при большом товарообороте не дает возможности оперативно получать аналитическую информацию. Как только товарооборот и количество хозяйственных операций в единицу времени увеличивается, у компании появляется необходимость автоматизировать учет, т.е. создать параллельно с учетом первичных документов компьютеризированной учет.

Читайте также статью: Автоматизированное управление бизнес-процессами предприятия

Автоматизированный (или компьютеризированный) управленческий учет представляет собой совокупность организационных правил и ИТ-решений, обеспечивающих точную фиксацию в электронной базе данных в хронологическом порядке всех событий, связанных с хозяйственной деятельностью компании и ее подразделений, позволяющий оперативно формировать любые аналитические отчеты, необходимые для принятия решений.

Идея автоматизированного управленческого учета заключается в том, что в момент появления любого первичного документа создается его близнец – электронный документ, который проводится в компьютерной базе данных. Давайте представим себе упрощенно компьютерную базу данных управленческого учета следующим образом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Последовательность записей в базе данных точно фиксирует каждое событие, связанное с перемещением денег или ТМЦ. По сути, каждая запись – это электронное отражение соответствующего первичного документа. В каждой записи есть обязательные поля, в которых заносится точная информация, позволяющая спустя время ответить на вопросы: когда, где, и что произошло с товаром или деньгами.

Такой способ организации данных дает возможность при формировании аналитических отчетов задавать в качестве критерия отбора любое поле (или даже несколько полей). Например, вы можете отсортировать записи по временному промежутку, и выяснить, на какую сумму было продано товара с 08.04.13 по 16.04.13. Или вы можете провести анализ в разрезе одной позиции товара, и определить, сколько (или на какую сумму) было продано за данный временной промежуток лопат. Также вы можете провести анализ в разрезе контрагентов, и выяснить, сколько ведер и сколько лопат приобрел клиент «Цубербиллер и сыновья». Кроме того, путем нажатия нескольких клавиш, вы можете вывести дебиторскую задолженность по каждому контрагенту, кредиторскую задолженность компании перед поставщиками, определить нормативный остаток товаров на складе, провести АВС и XYZ анализы, и т.д. и т.п. Автоматизированный управленческий учет позволяет сформировать любые аналитические отчеты за время, несопоставимо меньшее, чем то, которое требуется для анализа бумажных первичных документов.

Если учетная система помимо внешних перемещений ТМЦ фиксирует также внутренние перемещения, например, перемещение сырья между цехами, перемещение готовой продукции со склада готовой продукции на склады торговых представителей в регионах, и т.д., в этом случае мы получаем возможность оперативно формировать любые расчеты экономических показателей производства.

Правильно организованная система компьютеризованного управленческого учета обеспечивает эффективную работу управляющего органа, принимающего адекватные решения на основании точных данных. Другими словами, учетная система, поставляющая управляющему органу не искаженные данные, основанные на реальных фактах, является залогом здравомыслия компании.

 


Евгений Сотников - профессиональный бизнес консультант, эксперт в области управленческого аудита и управления финансами, "строитель" системного бизнеса, выпускник «Курса Руководителя организации» том 0 и курса «Статус руководителя 1», владелец двух успешных компаний. В его портфолио более 60 консалтинговых проектов для различных компаний, включая холдинг "Фоззи-Групп". 

Вы можете связаться с Евгением, написав ему на электронный адрес hart64@mail.ru.

Узнайте больше о системном бизнесе на Youtube и в Facebook.

 

Поделитесь записью в социальной сети

Советуем почитать

Работа на консалтинговых проектах в многочисленных компаниях убедила меня в справедливости следующих законов.

1. Закон № 1: Если учетная система компании имеет «дыры», значит, кто-то из ТОП-ов уже ими пользуется. Другими словами, схемы воровства и откатов всегда существуют там, где допускается 

Предсказание будущего основано на оценках прошлого. При принятии решений человек, опираясь на имеющийся опыт, прогнозирует возможные последствия своих будущих действий. Здравомыслие неразрывно связано со способностью предвидеть будущее, основываясь на прошлом.

Как было показано в предыдущих статьях, для здравомыслия компании необходим прозрачный управленческий учет, т.е. учет, который максимально точно отражает все события, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия. За организацию и поддержание прозрачного управленческого учета отвечает бухгалтерия.