Восстановление учетной системы Часть 3

Автор статьи Евгений Сотников,

бизнес консультант, эксперт по системному бизнесу

Бухгалтерский учет: не дайте вашим бухгалтерам себя одурачить

Как было показано в предыдущих статьях, для здравомыслия компании необходим прозрачный управленческий учет, т.е. учет, который максимально точно отражает все события, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия. За организацию и поддержание прозрачного управленческого учета отвечает бухгалтерия. Слово «бухгалтер» произошло от двух немецких слов: "бух" - книга, и "halten" - "держать", или "содержать в порядке", "вести". Другими словами, "бухгалтер" означает "книговод", но поскольку речь идет о счетных книгах, бухгалтер - это "счетовод". Раньше весь учет велся в учетных книгах, и бухгалтер действительно отвечал за достоверность этого учета. Однако по мере того как система налогообложения становилась все более подавляющей, приоритеты в работе бухгалтерии смещались с ведения прозрачного учета на сдачу отчетов в проверяющие органы. Причем отчетность, которую бухгалтерия сдавала в фискальные органы, все больше и больше отдалялась от той отчетности, которая ожидалась от управленческого учета, т.е. отчета о реальном положении дел в компании. Если целью управленческого учета было предоставление отчетности, отражающей реальное положение дел в компании, то цель бухгалтерского учета была прямо противоположной, - предоставить проверяющим органам заведомо ложную отчетность, и максимально затруднить возможность проверки ее достоверности.  Постепенно понятие «учет» было подменено понятием «бухгалтерский учет», нацеленным исключительно на подготовку и сдачу фискальной отчетности. Это заблуждение было продвинуто бухгалтерами владельцам компаний, которые перестали рассматривать бухгалтерию в качестве подразделения, ответственного за предоставление достоверных аналитических данных.

В настоящее время большинство владельцев компаний относятся к  своим бухгалтерам как к неким ангелам-хранителям, обеспечивающим им защиту от проверяющих органов. Бухгалтерия стала самым таинственным, а значит, самым неуправляемым подразделением компании, подразделением, в котором работают самые перегруженные сотрудники, чаще других пьющие чай в состоянии перманентного аврала. Поскольку бухгалтерия стала таить для владельца угрозу (штрафы, санкции, возбуждение уголовных дел), владельцы оставили всякие попытки разобраться в ее работе, не говоря уже о попытках добиться от бухгалтеров достоверных данных управленческого учета.

Организация хранения данных бухгалтерского учета значительно отличается от организации хранения данных управленческого учета. Так любое событие в бухгалтерском учете отражается не в виде факта (что, сколько, когда, где, и кому), а в виде проводок по внутренним счетам, что исключает любую возможность дальнейшего использования зафиксированной в таком виде информации для аналитики. Для того чтобы учетная система позволяла с одной стороны оперативно формировать аналитическую информацию, а с другой - оперативно формировать бухгалтерскую отчетность,  автоматизированная учетная система должна быть организована следующим образом:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Как видно из данного рисунка, учетная система должна содержать две отдельные базы данных: управленческую и бухгалтерскую. Причем управленческая база является первичной по отношению к бухгалтерской. Именно в управленческой базе данных точно фиксируются все события, связанные с хозяйственной деятельностью компании: перемещение ТМЦ, расходных материалов, основных средств, а также все движение денежных средств (ДС) включая безналичные расчеты, осуществляемые через расчетные счета компании (Клиент-банк), и наличные расчеты, осуществляемые через кассу. Кроме того, для повышения достоверности информации, содержащейся в управленческой базе данных, в учетной системе должны быть предусмотрены периодические инвентаризации, результаты которых корректируют данные управленческого учета, сводя остатки ТМЦ по базе данных с фактическими остатками. Таким образом, в управленческой базе данных мы получаем достоверную информацию обо всей хозяйственной деятельности компании, размещенную в хронологическом порядке. В управленческой базе данных установлен запрет на ручную коррекцию данных задним числом, что гарантирует достоверность формируемых аналитических отчетов.

Бухгалтерская же база данных импортирует начальную информацию из управленческой базы, а затем конвертирует эту информацию в формат бухгалтерских проводок.  Поскольку в бухгалтерской базе данных нет жесткого запрета на коррекцию данных задним числом, у бухгалтеров остается возможность отражать события хозяйственной деятельности так, как им это необходимо для успешной сдачи отчетности. Поскольку эти коррекции проводятся в отдельной базе, они не влияют на достоверность информации управленческого учета.

 


Евгений Сотников - профессиональный бизнес консультант, эксперт в области управленческого аудита и управления финансами, "строитель" системного бизнеса, выпускник «Курса Руководителя организации» том 0 и курса «Статус руководителя 1», владелец двух успешных компаний. В его портфолио более 60 консалтинговых проектов для различных компаний, включая холдинг "Фоззи-Групп". 

Вы можете связаться с Евгением, написав ему на электронный адрес hart64@mail.ru.

Узнайте больше о системном бизнесе на Youtube и в Facebook.

 

Поделитесь записью в социальной сети

Советуем почитать

Работа на консалтинговых проектах в многочисленных компаниях убедила меня в справедливости следующих законов.

1. Закон № 1: Если учетная система компании имеет «дыры», значит, кто-то из ТОП-ов уже ими пользуется. Другими словами, схемы воровства и откатов всегда существуют там, где допускается 

Предсказание будущего основано на оценках прошлого. При принятии решений человек, опираясь на имеющийся опыт, прогнозирует возможные последствия своих будущих действий. Здравомыслие неразрывно связано со способностью предвидеть будущее, основываясь на прошлом.

Управлять можно только тем, что можно посчитать. Поэтому в любой организации, занимающейся хозяйственной деятельностью, существует управленческий учет. Управленческий учет представляет собой сбор, хранение и обработку информации, отражающей события, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия.