Бізнес етикет в Бітрікс24: чати, пошта, завдання

Бітрікс24 – корпоративна соціальна мережа, віртуальний офісний простір, де однодумці збираються для роботи над спільними проектами, для обміну думками, для вирішення нагальних питань бізнесу. І тут теж діють свої правила поведінки, ввічливості та гарних манер. Дотримання правил хорошого тону допоможе всім учасникам створити комфортні приємні умови для комунікації та співпраці в онлайн офісі. 
 
Комунікація в чатах
 
Правило 1. Термін відповіді у чаті.
Якщо у вас горить статус «онлайн», відповідайте на повідомлення протягом 5 хвилин. У разі, якщо ви зайняті і не можете відповісти миттєво, відповідайте, коли звільнитесь. Якщо вам надіслали повідомлення, а ви були оффлайн чи на перерві, відповідайте, коли побачили вхідне повідомлення. 
 
Правило 2. Терпіння та толерантність. 
Якщо у вашого співрозмовника статус «онлайн», але він не відповідає відразу, коли ви йому написали, він може бути зайнятий, тому будьте терплячими і почекайте на відповідь. Не слід писати багато коротких повідомлень, краще поясніть суть звернення одним змістовним повідомленням, так інформація буде сприйматися цілісно. 
 
Правило 3. Дотримуйтесь рамок робочого часуКомунікація в чатах
Якщо у вас є важливі завдання, які потрібно вирішити з колегами чи з клієнтами (в екстранеті), намагайтеся надсилати повідомлення впродовж робочого дня.  
 
Правило 4. Скорочення та абревіатури. 
Скорочення та абревіатури у листуванні допустимі при умові, що їх розуміє адресат. Уникайте рідковживаних скорочень. Найчастіше використовуються наступні:
• ASAP (As Soon As Possible)
• IMHO (In My Humble Opinion)
• PLZ (Please)
• LOL (Laughing out loud)
 
 
 
Правило 5. НЕ КРИЧІТЬ!
Не пишіть повідомлення великими літерами. По-перше, його не зручно читати, по-друге, в отримувача може скластися враження, що ви на нього кричите.  
 
Пошта
 
Електронна пошта – інструмент середовища Бітрікс24, інтегрований у нього та незамінний для спілкування з клієнтами та колегами. 
 
Правило 1. Якщо ви отримали листа, обов’язково дайте на нього відповідь.
Обов’язково відповідайте на електронні листи, які ви отримуєте від колег, клієнтів чи партнерів. В різних компаніях прийняті свої часові рамки для відповіді, наприклад, протягом 4 годин після отримання листа; у великих міжнародних компаніях цей термін може сягати кількох днів. Як правило, на електронний лист слід відповідати протягом доби. 
Відсутність відповіді розцінюється як поганий тон і навіть образа.
 
Якщо ви розумієте, що вам знадобиться більше часу, повідомте відправнику, що його лист отримали, і зорієнтуйте, коли зможете надати відповідь на його запитання. На отриманий лист відповідайте по суті і так, щоб його не можна було трактувати неоднозначно. 
 
Правило 2. Додавайте тему листа.
Направляйте лист адресату з вказанням теми. Так отримувач швидко зрозуміє, про що саме буде йтися у листі, і легко знайде його серед іншої пошти. 
 
Правило 3.  Привітання та підпис.
У листі також обов’язково має бути привітання, а після основного тексту – підпис з вказанням вашої посади та контактних даних.
 
Правило 4. Один лист – один адресат.
За правилами бізнес етикету, слід відправляти лист лише одному отримувачу. Якщо відповідь потрібна від однієї людини, а іншим потрібно лише ознайомитися з інформацією, то лист надсилайте їй, а решту поставте в «Копію». 
 
 

Автоматизация с Битрикс24

Бітрікс24 - корпоративний портал для спільної роботи:

- автоматизація бізнес процесів; 

- управління завданнями та проектами, діаграма Ганта;

- облік робочого часу;

- організація внутрішньої комунікації, жива стрічка;

- мобільний додаток та багато іншого.

 

 
 
Завдання
 
Робота із завданнями – це також комунікація. При постановці завдання, його делегуванні, коментарях та звітуванні про виконання важливо дотримуватися певних правил, аби уникати непорозумінь.
 
Правило 1. Назва та зміст
Формулюючи завдання для колеги, коротко зазначте його назву та додайте більш детальний опис. При потребі, у випадку комплексного завдання, додайте чек-ліст та підзавдання. 
 
Завдання в Бітрікс24
 
Правило 2. Контекст для завдання
При постановці завдання колезі обов’язково повідомляйте йому, в рамках якого проекту виконується це завдання; надавайте контекст, щоб у колеги було розуміння його ролі та загальної мети проекту.   
 
Правило 3. Таймер
Розпочинаючи виконання завдання, включіть таймер, щоб по закінченню мати точну кількість часу, витраченого на роботу.
 
Правило 4. Коментарі до завдань
Якщо є потреба в уточненні по завданню, прокоментуйте його, @згадавши («тегнувши») колегу, допомога якого вам потрібна, у коментарі. Це приверне його увагу. Не чекайте, поки колега відповість на ваш коментар, переходьте до інших завдань.  
 
Правило 5. Завершення роботи над завданням
Коли ви закінчили роботу над завданням, помітьте його як завершене. Вони зникне зі списку ваших завдань, а постановник буде знати, що ви закінчили роботу. Якщо у завдання були співвиконавці, не поспішайте його завершувати, не переконавшись, що колеги також закінчили працювати з ним. Не видаляйте виконані завдання, вони можуть знадобитися комусь із колег пізніше, їх можна поновити і продовжити роботу.   
 
Сподіваємося, що ця інформація була вам корисною. Ми бажаємо вам ввічливої та ефективної бізнес комунікації в Бітрікс24!
 
Поділіться записом у соціальній мережі

Радимо почитати

 
Сьогодні відділ продажів будь-якої компанії немислимий без CRM системи. СRM - це і система управління взаємовідносинами з клієнтами, і система управління продажами. Завдяки CRM відділ продажів вибудовує роботу з клієнтами з моменту їх першого контакту з компанією до закриття угоди і повторних продажів.
 
Програми 1С:Підприємство - системи для обліку господарської діяльності підприємства. На підставі зібраних в них даних керівництво отримує важливу інформацію про фінансовий стан організації, про рентабельність бізнесу в цілому і окремих його напрямках.

В CRM-системі Бітрікс24 накопичується чимало інформації про клієнтів компанії: окрім їх контактних даних ви можете фіксувати товари та послуги, якими вони цікавились чи які придбали, канали комунікації, якими вони до вас звертались, дні народження, заходи, які вони відвідали тощо. Всю цю інформацію можна використовувати для підтримки комунікації з клієнтом, і для цього в Бітрікс24 також є корисний інструмент – CRM-маркетинг.