Побудова системи бюджетування на підприємстві

Бюджетування – система планування, контролю та аналізу фінансових потоків підприємства. Для здорового функціонування бізнесу фінансове планування, тобто управління процесом розподілу та використання грошових коштів підприємства, вкрай необхідно. Якраз бюджетування дає можливість побачити, куди компанія витратить кошти протягом року, і заздалегідь оптимізувати витрати.

Бюджет являє собою план дій на певний період (як правило, рік) в кількісних і фінансових показниках. Розробка системи бюджетування і управління нею - це завдання так званих центрів фінансової відповідальності.

 

Функції бюджетування

Бюджетування виконує кілька функцій:

Аналітична:

  • Постановка цілей;
  • Розробка стратегії підприємства;
  • Планування показників та бізнес діяльності;
  • Аналіз ефективності витрат та капіталовкладень

Фінансова:

  • Економічний прогноз;
  • Аналіз планових та фактичних показників;
  • Контроль результатів діяльності підприємства;

Координаційна:

  • Координація діяльності підрозділів підприємства;
  • Координація функціональних блоків оперативного планування;

Мотиваційна:

  • Зрозумілість постановки цілей;
  • Винагорода за виконання плану та покарання за його невиконання;

Комунікаційна:

  • Призначення відповідальних осіб;
  • Узгодження планів підрозділів підприємства.

Виходячи з перелічених функцій, можна говорити про те, що впровадження бюджетування веде до підвищення керованості підприємства.

 

Підходи до побудови системи бюджетування на підприємстві

У процесі побудови системи бюджетування беруть участь власники компанії, топ-менеджери, керівники відділів, економісти - ціла команда на чолі з фінансовим директором, який, як правило, відповідає за впровадження цієї системи на підприємстві. Перед розробкою системи бюджетування на підприємстві необхідно розподілити зони відповідальності серед менеджерів і спланувати координацію всього процесу.

Далі необхідно визначитися з методом планування:

  • Зверху вниз
  • Знизу вверх
  • Зверху вниз/знизу вверх

Метод «зверху вниз» використовують в тому випадку, коли бюджети формуються керівниками компанії. Вони «опускають зверху» функціональним підрозділам цільові показники, а підрозділи деталізують плани бюджетів, виходячи з цих показників.

При використанні методу «знизу вверх» все навпаки: функціональні підрозділи аналізують свої можливості та надають бюджет. Однак в цьому випадку показники можуть бути суб’єктивними, а бюджети «роздутими», оскільки керівники підрозділів закладають додаткові ризики, що в кінцевому рахунку веде до неефективного використання грошових коштів підприємства.      

Метод «зверху вниз/знизу вверх» має на увазі узгодження фінансових цілей, поставлених керівництвом підприємства, та можливостей функціональних підрозділів, оцінених менеджерами. Ця модель планування найбільш ефективна для розвитку бізнесу.    

 

Причини, чому підприємства не використовують бюджетування

Основними причинами, чому багато підприємств не використовують бюджетування, є:

  • Нерозуміння суті бюджетування, його основних функцій та користі для бізнесу;
  • Відсутність знань про засоби (інформаційні системи), за допомогою яких можна впровадити бюджетування на підприємстві;
  • Опір впровадженню бюджетування з боку працівників та керівників підрозділів.

 

Основні етапи впровадження системи бюджетування 

Для впровадження бюджетування співробітникам компанії (фінансовий відділ, керівники підрозділів) необхідно виконати наступні кроки:

  • розробка фінансової структури: вивчення фінансової документації, стандартів фінансового обліку та особливостей взаємодії відділів; розробка принципів побудови системи бюджетування, вибір моделі бюджетування; визначення шаблону бюджетного процесу; підготовка документу «Положення про бюджетування на підприємстві»
  • створення бюджетного комітету і визначення центрів фінансової відповідальності;
  • формування бюджетів підприємства: структура бюджетів формується за центрами фінансової відповідальності; у кожного підприємства вона буде своя, це залежить від організаційної та фінансової структури:
    • визначення основного бюджетного фактора;
    • бюджет продажів;
    • бюджет маркетингу;
    • бюджет запасів готової продукції;
    • бюджет виробництва;
    • бюджет запасів і закупівлі сировини;
    • бюджет грошових коштів;
    • бюджет накладних витрат;
    • зведений бюджет;
  • моніторинг: в кінці бюджетного циклу проводиться оцінка і контроль виконання бюджетів - досягли KPI чи ні, а також порівнюються фактичні показники c запланованим бюджетом. Бюджет на новий період формується з урахуванням помилок і успіхів попереднього та на основі план-фактного аналізу за минулий період.

 

Програмні продукти для автоматизації бюджетування

Для автоматизації системи бюджетування та управління нею використовується різне програмне забезпечення, наприклад, програмні продукти лінійки BAS.

Програмні продукти BAS дають можливість:

  • планувати рух коштів по підрозділах, проектах, номенклатурі, контрагентах;
  • контролювати заявки на використання коштів;
  • моніторити фактичну діяльність підприємства;
  • контролювати обороти по статтях бюджету;
  • вести облік прибутків та витрат;
  • аналізувати різницю між плановими та фактичними даними;
  • формувати необхідну звітність.   

Функції бюджетування в тій чи іншій мірі реалізовані в таких конфігураціях BAS, як:

Для підбору відповідної для ваших завдань програми звертайтеся до нас за консультацією, будемо раді вам допомогти.

 

Поділіться записом у соціальній мережі

Радимо почитати

На шляху свого розвитку компанії малого та середнього бізнесу стикаються з новими викликами та можливостями, такими ж, як і інші підприємства. Однак, наприклад, на відміну від великого бізнесу, у малого та середнього є значна конкурентна перевага. Завдяки тому, що це невеликі компанії, вони можуть швидше та гнучкіше впроваджувати інновації, швидше реагувати на ринкову динаміку та зміни попиту і при цьому забезпечувати якісний сервіс для клієнтів та готуватися до масштабування і виходу на нові ринки з ефективними процесами та технологіями. 

Для розвитку підприємства потрібні вільні кошти, тож оптимізація витрат та економія ресурсів вкрай необхідні. Ділимося з вами практичними порадами, як побудувати в компанії систему здорової економії. Запровадьте систему планування: у вас має бути чіткий план витрат, якого ви повинні дотримуватися. Перевищення суми планових витрат має бути детально проаналізовано.

Багато компаній ухопилися за ідею збирання «великих даних» і збирають величезну кількість даних, не розуміючи навіщо і що вони з ними будуть робити. Тож перш ніж починати з даних, слід почати зі стратегії. І на початковому етапі неважливо, які є дані, які дані ви вже збираєте, які дані збирають ваші конкуренти. Суть не в тому, які дані є в наявності, а в тому, чого ваша компанія бажає досягнути, і як дані можуть їй в цьому допомогти.