Поштові шаблони в Бітрікс24

Бітрікс24 хороший ще й тим, що дозволяє підключати поштові скриньки та працювати з поштою прямо на порталі: не треба тримати в браузері відкритою окрему вкладку з поштою - всі інструменти у вас в одному вікні. Можна підключати кілька поштових скриньок, давати доступ колегам до своїх скриньок, наприклад, на період відпустки, використовувати шаблони при створенні листів. І найважливіше - вся переписка з клієнтами зберігається в картках цих клієнтів, що дозволяє швидко згадати, про що говорили в останній раз.
В цій статті ми розкажемо, як створювати та використовувати поштові шаблони в Бітрікс24.  

 

Як створити поштовий шаблон в Бітрікс24 

Поштові шаблони допомагають спростити створення однотипних листів. Ви один раз налаштували шаблон і потім використовуєте його кожен раз, коли це необхідно, наприклад, клієнт запросив презентацію продукту або прайс, або уточнює графік роботи чи умови доставки - все, що потрібно зробити, це вибрати відповідний поштовий шаблон.
Поштові шаблони створюються в розділі CRM: CRM-Налаштування-Робота з поштою-Додати новий шаблон.

Як створити поштовий шаблон в Бітрікс24

При створенні шаблону заповніть поля:

  • Вкажіть його назву. Важливо, щоб вона максимально відповідала суті листа і не вводила відправника в оману.
  • Шаблон листа можна прив'язати до сутності CRM - ліда, контакта, компанії, рахунку, угоди, пропозиції. В такому випадку шаблон буде доступний тільки при відправці листа з тієї сутності, до якої він прив'язаний, наприклад, тільки з ліда, якщо шаблон прив'язаний до ліда.
  • Вкажіть відправника, якщо потрібно, щоб такі листи відправлялися з певного імейлу, наприклад, з корпоративної електронної адреси, або залиште відправника за замовчуванням.
  • Вкажіть тему листа. У поштовому шаблоні можна використовувати автоматичну підстановку даних: в кінці поля для теми і в полі для самого тексту листа є меню (5 і 6 на скріншоті нижче), з нього ви можете вибрати додаткові змінні (при необхідності), наприклад, ім'я клієнта, назва компанії, змінні відправника для підпису в листі. Змінні відповідають полям картки сутності, в тому числі користувацьким полям.
  • Напишіть текст листа, прикріпіть необхідні файли для відправки, наприклад, прайс або презентацію. Додайте підпис листа: підпис може бути «статичним», якщо ви самі користуєтеся цим шаблоном або лист відправляється від імені компанії; якщо шаблон доступний всім користувачам порталу, тоді в підписі краще використовувати змінні.
  • Шаблон листа також можна зверстати в html. Html-режим доступний на панелі інструментів.

 

Елементи поштового шаблону

Збережіть поштовий шаблон. Щоб він був доступний при відправці листа, увімкніть його, поставивши вгорі праворуч галочку «Активний». Для того, щоб шаблон був доступний всім користувачам, поставте галочку «Показаний всім».

Активація шаблону

 

Автоматизация с Битрикс24

Бітрікс24 - корпоративний портал:

- управління завданнями та проектами, діаграма Ганта;

- організація внутрішньої комунікації; жива стрічка;

- корпоративна пошта;

- CRM -система;

- мобільний застосунок та інше.

 

 

Як швидко створити поштовий шаблон

Є інший, більш простий спосіб створити поштовий шаблон. Відправити листа в Бітрікс24 можна з будь-якої сутності і у вікні створення листа є поле «Зберегти як шаблон». Поставте галочку в цьому полі, і цей шаблон буде вам доступний в списку поштових шаблонів.

Швидке створення шаблону з листа

 

Як відправити лист по шаблону

В картці сутності виберіть опцію Лист.  

Відправка листа

У вікні створення листа виберіть необхідний шаблон. Перед відправкою листа перевірте, чи коректно заповнені всі поля. Зверніть увагу на змінні - чи коректно підставились дані. У нашому прикладі ми використовували змінну Ім'я одержувача і воно заповнилося правильно. Якщо автоматична підстановка даних не відбулася, переконайтеся, що ці дані заповнені в картці сутності.

Відправка листа по шаблону

Використання поштових шаблонів допоможе вам автоматизувати рутинні операції і значно заощадити час на створенні однотипних листів.

Поділіться записом у соціальній мережі

Радимо почитати

У Бітрікс24 реалізовано величезну кількість різних звітів для керівника: робочі звіти співробітників, звіти по робочому часу, звіти по завданнях та проектах, звіти в CRM, CRM аналітика, звіти по рекламних каналах. У цій статті ми розповімо, де шукати ці звіти і як їх налаштовувати.

Дайте можливість відвідувачам вашого сайту зв’язатися з вами та поставити запитання зручним для них способом – встановіть на сайт віджет від Бітрікс24. Віджет поєднує в собі онлайн-чат, форму для повідомлення, форму для замовлення зворотнього дзвінка, а також канали соцмереж (Facebook, Instagram), месенджери (Viber, Whatsapp, Telegram). 

На сайті віджет - це "кнопка", при натисканні на яку відвідувач побачить список доступних каналів комунікації з менеджером вашої компанії.

В CRM системі Бітрікс24 акумулюється величезна кількість даних - про лідах (потенційних клієнтах), відправлених комерційних пропозиціях і виставлених рахунках, угодах, завданнях. І всі ці дані покликані допомагати нам бути більш ефективними в своїй роботі: розуміти, що ми робимо правильно, а що ні, де ми втрачаємо клієнтів, скільки коштує нам залучення ліда і як ми можемо оптимізувати бюджети на залучення.