Управління запасами: методи, ризики та особливості в умовах війни

Управління запасами є ключовим елементом ефективного функціонування будь-якого підприємства, особливо у роздрібній торгівлі, виробництві та логістиці, адже від нього залежить здатність компанії задовольняти потреби клієнтів, контролювати витрати та забезпечувати стабільність бізнесу навіть у складних умовах. У статті розглянемо основи управління запасами, їхні види, методи оптимізації, ризики та особливості роботи в умовах війни.

 

Що таке управління запасами?

Управління запасами — це комплекс процесів, які спрямовані на планування, контроль і оптимізацію товарів або сировини, що зберігаються на складах підприємства. Основна мета — забезпечити необхідний рівень запасів для безперебійної роботи компанії, уникнути дефіциту або надлишку та мінімізувати витрати на зберігання.

Основні функції управління запасами:

1. Забезпечення своєчасного постачання товарів або сировини для задоволення виробничих або торгових потреб.
2. Організація ефективного зберігання товарів, що мінімізує витрати на складські послуги та запобігає псуванню товарів.
3. Постійний моніторинг кількості запасів на складі, облік надходжень і списань, для підтримки балансу між попитом та пропозицією. 
4. Аналіз ринку для визначення оптимальної кількості запасів, необхідної для задоволення майбутнього попиту.
5. Визначення мінімального та максимального рівня запасів для уникнення дефіциту або надлишку.

Ефективне управління запасами дозволяє не лише знижувати витрати, але й забезпечувати конкурентоспроможність компанії на ринку.

 

Види товарних запасів

Товарні запаси класифікуються за кількома критеріями, залежно від їхнього призначення, характеру використання та походження.

1. За функціональним призначенням: 

• Операційні запаси — забезпечують поточний попит і стабільність виробничих процесів.
• Буферні (резервні) запаси — формуються для запобігання дефіциту через затримки постачання.
• Сезонні запаси — накопичуються для задоволення попиту в певний період року.
• Страхові запаси — створюються для непередбачених ситуацій, наприклад, форс-мажорів.

2. За видом продукції:

• Сировина і матеріали — використовуються для виробництва.
• Готова продукція — товари, готові до продажу.
• Запасні частини та інвентар — необхідні для ремонту чи обслуговування обладнання.

3. За рівнем готовності до використання: вільні запаси (доступні для негайного використання або продажу), зарезервовані запаси (призначені для конкретних потреб або замовлень).

4. За попитом: 

• Товари постійного попиту - продаються регулярно та прогнозовано.
• Сезонні товари - попит зростає у певний період року.
• Товари нерегулярного попиту - мають спорадичний або важкопрогнозований попит.

5. За походженням: власні запаси (придбані або вироблені компанією), орендовані або надані запаси (належність іншій компанії, але використовуються тимчасово (наприклад, на умовах консигнації).

Класифікація товарних запасів допомагає краще зрозуміти їхню структуру та ефективно управляти ними. Комбінація різних підходів дозволяє підприємствам оптимізувати запаси, зменшувати витрати і забезпечувати високий рівень обслуговування клієнтів.

 

Які бувають методи управління запасами

Для управління запасами існує багато підходів, які дозволяють контролювати кількість товарів, уникати дефіциту та оптимізувати витрати.

1. Класичні методи

• Метод "мінімум-максимум": визначення меж запасів, у межах яких вони повинні підтримуватися.
• Метод EOQ (економічно оптимального замовлення): дозволяє знайти обсяг замовлення, який мінімізує загальні витрати.

 

2. Сучасні підходи

• ABC-аналіз: розподіл запасів за рівнем їхньої важливості (A — найважливіші, C — найменш значущі). Зосередження ресурсів на управлінні товарами групи A дозволяє уникнути надлишкового запасу менш важливих товарів, оптимізуючи витрати.
• XYZ-аналіз: класифікація товарів за стабільністю попиту (X — стабільний, Z — нестабільний). Комбінація АВС та XYZ аналізу допомагає створити ефективні стратегії для різних груп товарів, уникнувши проблем із надмірними або недостатніми запасами.
• Метод JIT (Just-in-Time): поставки відбуваються безпосередньо перед потребою у товарі, що знижує витрати на зберігання. Метод JIT передбачає закупівлю товарів або сировини лише в потрібний момент для виробництва або продажу. Цей метод вимагає високого рівня координації з постачальниками та надійної логістики. 

 

3. Інтегровані моделі

• ERP-системи: автоматизують процес управління запасами, об'єднуючи дані про замовлення, продажі та логістику. Сучасні ERP-системи дозволяють автоматично відстежувати запаси, прогнозувати попит і попереджати про необхідність поповнення. Малому та середньому бізнесу для автоматизації можна розглянути програму BAS Малий бізнес. Для великого бізнесу - BAS ERP. 

Оптимізація управління товарними запасами — це не лише шлях до зменшення витрат, але й інструмент підвищення конкурентоспроможності бізнесу. Використання комбінації методів допомагає досягти балансу між рівнем обслуговування клієнтів і витратами. Регулярний моніторинг ефективності управління запасами гарантує, що компанія залишатиметься гнучкою та адаптивною до змін ринку.

 

BAS МАЛИЙ БІЗНЕС   Шукаєте програму для ведення оперативного та управлінського обліку на підприємстві? Познайомтесь з рішенням "BAS Малий бізнес".

 

Як вибрати метод управління запасами?

Вибір методу управління запасами залежить від особливостей бізнесу, типу товарів, обсягу продажів, структури витрат та специфіки ринку. Ось кілька основних критеріїв, які допоможуть обрати оптимальний підхід:

Характер попиту: стабільний попит вимагає прогнозування, тоді як нестабільний — створення резервів. Товари з постійним попитом добре управляються за допомогою автоматизованих систем або методів, таких як EOQ. Сезонні або нерегулярні товари потребують XYZ-аналізу та детального прогнозування.

Тип продукції: швидкопсувні товари вимагають швидкої оборотності, тоді як сезонні — зберігання резервів. Для швидкопсувних товарів або товарів із коротким життєвим циклом ідеально підходить метод "Just-in-Time" (JIT). Для довговічних товарів можна використовувати АВС-аналіз для визначення пріоритетів.

Розмір бізнесу та обсяги продажів: для малого або середнього бізнесу підійдуть спрощені системи, такі як АВС-аналіз; використання базових ERP-систем дозволяє уникнути надмірних витрат на автоматизацію. Для великого бізнесу необхідна автоматизація процесів через ERP-системи, використання комбінації АВС та XYZ-аналізу, а також методів EOQ та прогнозування.

Особливості ланцюга постачання: при довгому циклі постачання застосовуйте методику безпеки запасів (safety stock), щоб уникнути дефіциту товарів через затримки. При короткому циклі постачання використовуйте метод JIT, оскільки часті поставки дозволяють знизити обсяг запасів. Якщо постачальники ненадійні, потрібно створити стратегічні запаси або диверсифікувати канали постачання.

Динаміка ринку: для стабільного ринку підходять традиційні методи, такі як EOQ. Для швидкозмінного ринку потрібен динамічний підхід з використанням прогнозування попиту та гнучких систем управління. 

Для правильного вибору методу управління запасами потрібно детально проаналізувати ваші товари, бізнес-процеси, ринок та фінансові можливості. Найкраще підходить комбінація методів, яка враховує специфіку вашого бізнесу. Наприклад, АВС-аналіз може використовуватись для визначення пріоритетів, EOQ — для оптимізації замовлень, а автоматизація забезпечує контроль і прогнозування. Регулярний перегляд ефективності обраного підходу також є важливим, оскільки бізнес-середовище змінюється.

 

Ризики неефективного управління запасами

Неефективне управління запасами може створити значні проблеми для підприємства, впливаючи на його фінансові результати, операційну діяльність та репутацію. Ось основні небезпеки, які виникають через погане управління запасами: 

• Збільшення витрат: надлишкові запаси призводять до витрат на зберігання та псування.
• Дефіцит: брак товарів викликає збої у виробництві та втрату клієнтів.
• Низька оборотність та втрата рентабельності: товари довго залишаються на складі, що знижує прибутковість.
• Втрати через псування: швидкопсувні товари можуть втратити якість під час зберігання.
• Ризики репутації через незадоволення клієнтів та втрата конкурентоспроможності

Для уникнення неефективного управління можна запровадити на підприємстві наступні інструменти: 

1. Автоматизація процесів: Використання ERP-систем для відстеження запасів, прогнозування попиту та автоматичного формування замовлень.
2. Регулярний аналіз: Використання методів, таких як АВС-аналіз, EOQ, XYZ-аналіз для оптимізації запасів.
3. Прогнозування попиту: Аналіз ринкових трендів, сезонності та поведінки клієнтів.
4. Координація з постачальниками: Встановлення надійних відносин і узгоджених графіків поставок.
5. Впровадження KPI: Моніторинг показників, таких як оборотність запасів, рівень запасів і задоволеність клієнтів.

 

Особливості управління запасами під час війни

Управління запасами під час війни стає значно складнішим через нестабільність ринків, порушення логістичних ланцюгів і високий рівень невизначеності: 

• Порушення ланцюгів постачання: Через бойові дії або закриття транспортних шляхів поставки можуть бути нерегулярними або припинятися. Деякі постачальники можуть збанкрутувати або не мати доступу до ресурсів.
• Фізичні втрати: Склади можуть бути пошкоджені через обстріли або бойові дії. В умовах низького рівня безпеки ризик мародерства зростає. Псування товарів через обмеження у доступі до складів або порушення умов зберігання.
• Коливання попиту: У кризових умовах попит зміщується до базових товарів. Сезонні товари можуть втратити актуальність через нестабільність на ринку.
• Інфляція та коливання цін: Вартість матеріалів, транспорту чи палива може швидко зростати. Додаткові витрати на безпеку. Наприклад, витрати на захист складів або логістичні маршрути.

 

Як мінімізувати ризики управління запасами під час війни

1. Диверсифікація: Співпраця з декількома постачальниками з різних регіонів для зниження залежності від одного. Пошук локальних постачальників, які можуть працювати навіть за умов обмежень.
2. Резерви: Формування резервних запасів критично важливих товарів (сировини, продукції першої необхідності). Використання АВС-аналізу для зосередження на найбільш значущих товарах.
3. Безпека: Перенесення запасів у більш безпечні регіони або країни. Забезпечення охорони складів, використання страхування запасів.
4. Гнучке планування: Регулярний перегляд прогнозів попиту залежно від змін ситуації. Впровадження коротших циклів замовлень для швидкого реагування на зміни.
5. Розвиток альтернативної логістики: Використання різних транспортних маршрутів. Вивчення можливостей перевезень через країни-сусіди.
6. Співпраця з партнерами: Узгодження стратегій із ключовими постачальниками та клієнтами. Спільне створення резервів для зниження ризиків дефіциту.
7. Технології: Впровадження автоматизованих систем управління запасами (ERP), які дозволяють швидко отримувати актуальну інформацію. Використання цифрових платформ для моніторингу ланцюгів постачання.

Управління запасами — це складний, але критично важливий процес для успішного функціонування підприємства. В умовах нестабільності, особливо під час війни, важливо поєднувати класичні та сучасні підходи, враховувати ризики та використовувати інноваційні рішення. Це дозволить зберігати стабільність бізнесу, задовольняти потреби клієнтів і мінімізувати витрати.