Восстановление учетной системы Часть 4

Автор статьи Евгений Сотников,

бизнес консультант, эксперт по системному бизнесу

Учет в Excel – «развод руководителя»

Ведение управленческого учета в Excel таблицах является фикцией. Управляющий орган или руководитель компании, который пытается принимать решения, опирающиеся на данные, которые ему преподносят в Excel можно сравнить с пилотом, пытающимся вести самолет при нулевой видимости по неисправным приборам. Поскольку одному Богу известно, откуда берутся данные, заносимые вручную бухгалтером или финансовым директором в Excel таблицы. Наверняка можно сказать только одно: эти данные не берутся из первичной документации, поскольку даже в маленьких компаниях обработать вручную первичные документы, отражающие каждое перемещение ТМЦ или ДС невозможно.

Преимущества двойного учета

Идеальной моделью управленческого учета является первичный учет по первичным документам, который дублируется автоматизированным учетом в компьютерной базе данных. Причем формирование первичного документа должно совпадать по времени и месту с формированием электронного документа.

Другими словами, система, при которой кладовщик сначала выписывает бумажную накладную, а потом, спустя 10 дней эта электронная накладная проводится бухгалтером в 1С, неэффективна. Неэффективна она, во-первых потому, что управляющий орган лишается возможности получать достоверные данные «сегодня на сегодня». А во-вторых, потому десятидневная задержка и отдаление места возникновения события от места его фиксации создает почву для всевозможных злоупотреблений.

Повторим еще раз: только автоматизированная система учета позволяет оперативно обрабатывать хранящуюся информацию и получать аналитическую отчетность в любом виде. Учет на основании первичных документов такой возможности дать не может. Но и использование автоматизированной системы учета без первичного учета является нонсенсом, поскольку электронные документы, строгого говоря, не являются юридическими, поскольку не содержат печатей и подписей ответственных лиц. В то же время, автоматизированный учет позволяет оперативно выявлять факты злоупотреблений, фиксируя недостачи или излишки при инвентаризациях, а дальнейшая точечная проверка соответствующих первичных документов позволяет устанавливать юридическую ответственность виновных лиц.

Отсутствие управленческого учета – благодатная почва для «крысятничества»

Следует отметить, что отсутствие в компании эффективной учетной системы не только делает ее безумной, но также создает благодатную почву для всевозможных злоупотреблений персонала, таких как воровство и откаты. То же самое можно сказать и о «серых», т.е. непрозрачных системах управленческого учета, «дырявых» системах учета, в которых не все отражается, а также о системах учета, в которых управленческий учет подменен бухгалтерским учетом. Руководителям компаний следует помнить одну простую вещь: отсутствие учета провоцирует сотрудников на воровство. Большинство людей не являются ворами, но если в офисе стоит открытый сейф, количество денег в котором все время меняется, причем это никак не фиксируется, очень скоро люди начнут «делиться» с владельцем, беря при этом только «свое», т.е. то, что владелец по своей забывчивости им недоплатил. А после этого сотрудники перестанут работать, так как у них появится совершенно другая мотивация, и начнут всячески вредить компании, заметая следы и скрывая свои делишки.

 


Евгений Сотников - профессиональный бизнес консультант, эксперт в области управленческого аудита и управления финансами, "строитель" системного бизнеса, выпускник «Курса Руководителя организации» том 0 и курса «Статус руководителя 1», владелец двух успешных компаний. В его портфолио более 60 консалтинговых проектов для различных компаний, включая холдинг "Фоззи-Групп". 

Вы можете связаться с Евгением, написав ему на электронный адрес hart64@mail.ru.

Узнайте больше о системном бизнесе на Youtube и в Facebook.

 

Поділіться записом у соціальній мережі

Радимо почитати

Робота на консалтингових проектах в численних компаніях переконала мене в справедливості деяких законів. 

1. Закон № 1: Якщо облікова система компанії має "прогалини", це означає, що хтось із ТОПів вже ними користується. Іншими словами, схеми крадійства та хабарів існують там, де це допускається. 

Предсказание будущего основано на оценках прошлого. При принятии решений человек, опираясь на имеющийся опыт, прогнозирует возможные последствия своих будущих действий. Здравомыслие неразрывно связано со способностью предвидеть будущее, основываясь на прошлом.

Управлять можно только тем, что можно посчитать. Поэтому в любой организации, занимающейся хозяйственной деятельностью, существует управленческий учет. Управленческий учет представляет собой сбор, хранение и обработку информации, отражающей события, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия.