Як налагодити ефективну комунікацію в компанії
01.11.2017
Бізнес будується на комунікації - внутрішній всередині компанії, зовнішній - з клієнтами, постачальниками, підрядниками, ЗМІ тощо. Аж ніяк не применшуючи значення зовнішньої комунікації, сьогодні ми вирішили поговорити про внутрішню взаємодію, адже це той “клей”, що тримає всю організацію вкупі, це те, без чого компанія була б просто спільнотою індивідуумів, які працюють окремо один від одного над своїми індивідуальними завданнями.
Комунікація в організації відбувається в трьох напрямках: вертикально, тобто між керівником та підзвітним йому працівником; горизонтально - між співробітниками одного організаційного рівня чи між підрозділами компанії та по діагоналі - між керівником та працівником нижчого рівня іншого підрозділу. І для здорового функціонування компанії, для вирішення бізнес завдань та виконання посадових обов’язків працівників вкрай важливо, щоб комунікація на усіх рівнях та між ними була налагоджена правильним чином.
|
Бітрікс24 - корпоративний портал для спільної роботи: - автоматизація бізнес процесів; - управління завданнями та проектами, діаграма Ганта; - облік робочого часу; - організація внутрішньої комунікації, жива стрічка; - мобільний додаток та багато іншого.
|
Часто співробітники нарікають на те, що в компанії погано організовано комунікацію. Що це може означати? Адже, здавалося б, є телефон, електронна пошта, в кінці кінці, робоче місце, де можна знайти потрібного працівника власною персоною і вирішити потрібні питання.
Ми звинувачуємо у всьому “погану комунікацію”, коли, наприклад, намагаємося зрозуміти, чому не можемо рухатися вперед у виконанні тих завдань, де залучені також інші співробітники. Однак часто комунікаційні труднощі - це лише симптоми набагато глибших проблем підприємства.
Що може спричинити "комунікаційні проблеми" в компанії
Те, що ми вважаємо проблемами комунікації в організації, насправді може бути наслідками ось таких причин:
- Незрозумілі ролі та посадові обов’язки. Коли співробітники не розуміють, за що вони відповідають, що повинні чи не повинні робити, між ними часто виникають непорозуміння. Зі сторони це дійсно може виглядати як комунікаційна проблема. Рішення: чітко визначте ролі та окресліть обов’язки для кожного працівника на рівні відділу, проекту, програми.
- Заплутаний процес прийняття рішень. Рішення бувають різні: глобальні, ті, що стосуються бізнес стратегій, структурних, іноваційних змін в компанії, та ті, що стосуються повсякденних речей, як, наприклад, меню для обіду з партнерами. Щоб уникнути непорозумінь, визначте механізм прийняття основних бізнес рішень та рішень відносно щоденних операцій, а також відповідальних осіб на кожному етапі процесу прийняття рішень.
- Погано розроблені бізнес процеси. Трапляються ситуації, коли між різними відділами компанії виникають протиріччя з причини конфліктуючих між собою бізнес процесів. Тобто на рівні відділу процес працює, однак за його межами суперечить іншим процесам. Щоб такі випадки не виникали, потрібно чітко прописувати та налаштовувати усі бізнес процеси на усіх рівнях згори до низу.
- Неефективні організаційні структури. Якщо структура компанії спроектована таким чином, щоб лише задовольнити его певних людей в організації, або якщо в результаті планування структури компанія скидається на групу розрізнених індивідів, зайнятих своїми справами, тут явно не уникнути проблем. Саме в таких умовах спостерігається жорстка конкуренція, боротьба за владу, низький рівень відповідальності та “комунікаційні проблеми”. Рішення: Організаційна структура в першу чергу має базуватися на тому, чим компанія займається та як вона повинна працювати. Якщо робота виконується у командах, то потрібно подбати про те, щоб команди продуктивно співпрацювали.
Три правила для здорової внутрішньої комунікації
-
Менеджери та лідери мають розглядати комунікацію як важливу частину своїх посадових обов’язків: у своїй щоденній роботі вони повинні комунікувати зі своїм співробітниками, доносити їм необхідну інформацію, а також активно слухати те, що говорить їм команда.
-
Дії та поведінка усіх працівників повинні узгоджуватися з місією та візією компанії, її цінностями та ключовими повідомленнями.
-
Прозора комунікація повинна бути частиною корпоративної культури компанії. Відкриті комунікації позитивно впливають на ставлення працівників до компанії, в якій вони працюють.
Як технології впливають на комунікацію в компанії
Технології стрімко змінюють способи комунікації всередині компаній. Завдяки електронній пошті, месенджерам, соціальним мережам ми можемо швидко зв’язуватися з потрібною нам людиною в будь-який час, отримувати необхідну інформацію і, як результат, швидше виконувати поставлені завдання та приймати рішення.
Географія і час вже не обмежують спілкування: завдяки технологіям обмін інформацією відбувається швидко навіть між робочими групами, що знаходяться в різних куточках світу. Така співпраця підвищує ефективність та результативність діяльності будь-якої компанії.
Корпоративний інтранет
Технології змінюють процес організації внутрішніх комунікацій, які вкрай важливі для того, щоб всі працівники залишалися мотивованими та поінформованими. Світ заполонили соціальні мережі, і корпоративний інтранет також стає більш соціальним, з елементами гейміфікації.
Особливої популярності набувають корпоративні портали, що поєднують у собі елементи соціальної мережі, інструменти проектного менеджменту та системи управління інформаційними ресурсами компанії.
Таким порталом, наприклад, є Бітрікс24. Окрім можливості зручного планування робочого часу, він пропонує інструменти для організації успішної внутрішньої комунікації:
-
Жива стрічка: відправлення повідомлення всім співробітникам чи вибраній групі колег;
-
Чати: відправлення особистого повідомлення колезі чи керівнику; створення групових чатів для обговорення спільних питань чи бренйшторму;
-
Відеоконференції: спілкування з колегами без відриву від свого робочого місця; зручний інструмент у випадках, коли співробітники знаходяться у різних віддалених офісах;
-
Календар: можливість планувати зустрічі з колегами на зручний для всіх учасників час;
-
Диск: простір для зберігання інформаційних ресурсів, обміну ними та спільного доступу до них; електронна пошта не завжди дає змогу відправляти “важкі” файли, а сторонні файлообмінники не гарантують захищеність даних - з диском Бітрікс24 інформація не залишає безпечних стін корпоративного порталу і завжди доступна у разі потреби.
Бітрікс24 також слугує каналом неформальних комунікацій, своєрідним “кулером”, завдяки якому співробітники задовольняють свою потребу в соціальній взаємодії.
Світ змінюється, змінюються організаційні моделі, і час озброюватися інноваціями, щоб постійно удосконалюватися та залишатися конкурентоспроможними.
