BAS Документообіг КОРП
ПРОГРАММА ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Сфера применения: предприятия любой отрасли со значительным документооборотом
Программа помогает с организацией и хранением документов, сокращает время при регистрации документов и их поиске, обеспечивает удобство работы с единой базой документации.
Решение BAS Документообіг КОРП позволяет автоматизировать документооборот предприятия с нуля и быстро приступить к работе - в нем уже есть 62 шаблона для создания документов и 33 автоматизированных маршрута их движения.
Как программа BAS Документообіг КОРП помогает с организацией документооборота на предприятии
|
Преимущества программы для руководителя:
|
Преимущества для работников:
|
BAS Документообіг КОРП дает возможность
- Сократить количество бумажных документов;
- Сократить время на работу с документами (составление, редактирование, согласование);
- Контролировать документооборот;
- Улучшить дисциплину на предприятии.
| Основные функции BAS Документообіг КОРП |
|
|
«BAS Документообіг КОРП» редакции 2.1 интерфейс переведен на «Такси». Начальной страницей программы считается рабочий стол работника, где работник ведет свою повседневную работу, откуда получает быстрый и удобный доступ к отчетам, редактированию документов, незавершенным задачам, настройкам и файлам, которыми пользуется чаще всего.
Детальное описание функциональных возможностей программы "BAS Документообіг КОРП"
"BAS Документообіг КОРП" в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительной дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет. "Документообіг КОРП" отвечает всем законодательным и нормативным требованиям, регламентирующим порядок работы с документами.
Работа с документами
"BAS Документообіг КОРП" позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует "Инструкции по делопроизводству №1153 от 17.10.1997", постановлении КМУ "Об утверждении типового порядка осуществления электронного документооборота в органах". Для карточек документов, процессов и задач предусмотрены специальные инструкции, облегчающие знакомство и работу с этими объектами. В комплект поставки уже входит 45 готовых инструкций.
Хранение и права доступа
В конфигурации программы "BAS Документообіг КОРП" внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа. Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления. Вдобавок к этому все данные конфигурации "BAS Документооборот КОРП" ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности. Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.
Автоматическая загрузка файлов из каталога
Программа умеет автоматически загружать файлы из указанного каталога в локальной сети. Как только в этом каталоге появляется файл или папка с файлами, они сразу переносятся в папку документооборота с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок. Загруженные файлы автоматически распознаются, индексируются и могут быть немедленно вовлечены в документооборот вашего предприятия. Это удобно использовать для интеграции, например, с сетевыми потоковыми сканерами, факс-машинами и другими приложениями.
Регистрация входящих и исходящих документов
"BAS Документообіг КОРП» позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам. Регистрация документов производится в соответствии с государственными стандартами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства. При регистрации поддерживается печать штрих-кодов и регистрационных штампов. Регистрация документа сопровождается следующими процессами:
- запуск автоматизированной процедуры (бизнес-процесса) рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
- оповещения исполнителей;
- поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
- формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
- дальнейшее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
Учет договоров
В "BAS Документообіг КОРП" автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:
- подготовка проекта договора;
- согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
- учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
- учет и контроль сроков действия договоров;
- автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
- многовалютный учет сумм договоров;
- работа с многосторонними договорами;
- учет и контроль выполнения финансовых обязательств по договору;
- контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
- контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
- расторжение договора.
Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как "Список заключенных договоров", "Договоры, в которых заканчиваются сроки действия", "Сопроводительные документы по договору", "Динамика количества заключенных договоров", "Динамика сумм заключенных договоров", "Договоры, разорваны ".
Сканирование
В "BAS Документообіг КОРП" предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный. Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирования многостраничных tif или pdf файлов. Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск в распознанных документах.
Электронная почта
Встроенная в "BAS Документообіг КОРП" внутренняя почта позволяет
- Отправлять по электронной почте непосредственно из программы любые документы или файлы.
- Загружать входные или внутренние документы по электронной почте.
- При использовании ЭЦП, отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы.
- Искать письма по реквизитам и с помощью быстрого поиска, искать в числе прочего и по текстовому содержанию писем.
Кроме того, программа автоматически отслеживает почту и выводит сообщение, что всплывает в правом нижнем углу, при поступлении новых писем. Если по письму была переписка, то программа сообщает об этом, выводя гиперссылки в области чтения и карточке письма.
Выполнение заданий по почте
Задание можно выполнять по почте, просто отвечая на специальные почтовые сообщения, автоматически рассылаемые программой.
Просмотр, редактирование и контроль версий
Для просмотра и редактирования документов "BAS Документообіг КОРП" использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей. Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на "рабочем столе"; пользователь видит список документов, которые редактируются, и перечень невыполненных задач, предусмотрена настройка "Рабочего стола" с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы отдельного раздела. "BAS Документообіг КОРП" обеспечивает доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов. При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания. Напрямую с карты файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнения версий.
Шаблоны документов и файлов
В "BAS Документообіг КОРП" пользователи могут настраивать и использовать шаблоны файлов и документов, которые автоматически заполняются. При создании нового файла из шаблона поля шаблона автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента. При создании нового документа с шаблона его реквизиты сразу заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.
Штрихкодирования документов
В "BAS Документообіг КОРП" всем документам автоматически присваивается штрих-код, который можно:
- распечатать на отдельном листе;
- распечатать этаж титульного листа бумажного документа;
- распечатать на наклейке;
- вставить в электронный документ как изображение.
Штрих-коды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.
Печать регистрационных штампов документов
В "BAS Документообіг КОРП" пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, содержащий название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрих-код. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.
Связи между документами
В "BAS Документообіг КОРП" предусмотрены стандартные связи между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации соответствующих документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются одиночные, множественные, односторонние и двусторонние связи.
Несколько резолюций в документах
В карточке документа "BAS Документообіг КОРП" можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом "Рассмотрение" или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций. Предусмотрена возможность заверять резолюции электронной подписью (ЭП). Необходимость подписания резолюций определяется правилами документооборота, установленными на предприятии.
Переадресация входящих документов
В программе "BAS Документообіг КОРП" можно учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение перенаправленных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки выполнения перенаправленных документов.
Контроль переданных документов
Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.
Бизнес-процессы и работа пользователей
В программе "BAS Документообіг КОРП" коллективная работа с документами реализована с помощью следующих бизнес-процессов:
- Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на выполнение или ознакомления.
- Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительной дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
- Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. Поддерживаются следующие варианты согласования, как:
- параллельное;
- последовательное;
- смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
- Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
- Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
- Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
- Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их выполнение.
- Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа - рассмотрение, исполнение, списание в дело.
- Обработка исходного документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходного документа - согласование, утверждение, регистрация.
Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли "Директор", и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль, - самому директору или его заместителю.
Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 20 000 гривен, будет использован один шаблон, а для согласования всех других договоров - другой. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке.
Сроки выполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах. Реализовано автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию. Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач. При создании бизнес-процесса можно указать, что он является подчиненным по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.
Есть возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.
Интеграция бизнес-процессов с другими информационными базами
Основное назначение этого механизма интеграции - автоматизировать такие процессы обработки данных, пересекающих границы различных информационных баз; сделать пересечение этих границ незаметным для пользователей. Пример бизнес-процесса, пересекающий границы конфигураций: процесс обработки заказа покупателя начинается в информационной базе "Управление торговлей", продолжается в "BAS Документообіг КОРП" и заканчивается снова в "Управление торговлей".
Учет рабочего времени и контроль выполнения
Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников. В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая содержит данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов. Программа позволяет вести общий и персональный календарь и подбирать время для мероприятий с учетом занятости участников. Календарь можно создать на основании любого другого предмета программы, например, задачи, документа, письма, захода.
Новые возможности редакции 2.0
Интерфейс
Основные характеристики нового интерфейса "Такси"
- большой шрифт;
- увеличено рабочее пространство;
- новая система навигации: панель инструментов, панель открытых окон, меню разделов;
- доступ к полнотекстовому поиску, избранному, меню функций и истории из любого окна;
- удобный поиск в списках, управления поиском;
- возможность добавить в избранное как объекты (документы, элементы справочников и т.д.), так и команды.
Оптимизирован состав колонок, кнопок, команд и отборов большинства форм. Новая область просмотра в большинстве списков и форм. Команда "Показать в списке" для файлов, писем и документов открывает папку или список, в котором расположен выбранный объект. Большинство иконок списков оформлены гиперссылками, которые ведут к соответствующим окнам. Доработан интерфейс и расширенные возможности окна "Текущие дела", которое теперь состоит из двенадцати виджетов, можно настроить.
Документы и файлы
Все документы, над которыми работает текущий пользователь, теперь отображаются в списке "Мои документы".
В списке внутренних документов появился отбор по папкам. В списках документов появился отбор по категориям. По умолчанию отмеченные для извлечения документы больше не выводятся в списках. Для их просмотра предусмотрена отдельная команда.
При создании файлов отображается список недавно использованных шаблонов. При завершении работы программы или закрытия карточки документа можно закончить редактирование всех занятых файлов "в один клик".
Процессы и задачи
Появились шаблоны резолюций, с помощью которых руководитель может выполнить задачу рассмотрения "в один клик".
В список "Все задачи" добавлен отбор по "Точке маршрута". Список "Мои задачи" разделен на два списка: "Задачи мне" и "Задачи от меня". По умолчанию в карточке задачи отображается только основная информация, необходимая для ее выполнения. Для просмотра дополнительной информации предусмотрена команда "Подробнее о задаче".
В списке процессов добавлен отбор по состоянию. Теперь фактическую дату выполнения задачи можно изменить после выполнения задачи. В иерархии процессов по предмету видно все процессы, которые каким-либо образом связаны с процессами по предмету.
В списке шаблонов процессов появилась область просмотра и сведения о количестве видов документов, которым назначен шаблон, и количество запущенных процессов с его использованием.
Встроенная почта
Единственная адресная книга, которая объединяет сотрудников, корреспондентов, роли, группы рассылки в одном удобном окне. Список писем можно просматривать в компактном режиме. Можно установить персональные параметры писем - шрифт, размер, начертание и масштаб. Это можно сделать как на время одного сеанса работы, так и для всех входящих писем. В случае изменения формата письма гиперссылки автоматически размещаются в теле письма, уровень цитирования сохраняется.
Гиперссылка можно копировать из контекстного меню карточки письма или области просмотра списка писем. Права на письма определяются только правами папки, в которой они хранятся.
Проекты
Для группировки проектов используются папки. Это значительно расширило возможности настройки прав проектов. В список проектов добавлено быстрый отбор по папкой.
Усовершенствован план проекта: новая область просмотра, быстрый отбор по состоянию проектных задач, в списке проектных задач можно указать несколько предшественников и несколько исполнителей, указать предшественника проектной задачи можно как вручную, так и автоматически и тому подобное. В плане проекта отражаются активные задачи, которые запущены с использованием проектной задачи.
Расширенные возможности редактирования плана проекта в списке. В случае изменения в списке можно указать несколько предшественников и несколько исполнителей. В окне выбора проекта можно отобрать только проекты текущего пользователя.
Совместная работа
Появилась возможность вести учет отсутствия сотрудников. Добавлена возможность бронирования помещений. В календаре появились новые функции: можно перетаскивать записи календарю, менять продолжительность событий одним кликом, выделять время для создания новых записей, отмечать несколько дат календаря и просматривать события только за ними и т.д.
Новое отображение состояний мероприятий. Все настройки подписок на сообщение теперь расположены в одном окне, а дополнительные настройки уведомлений распределены по отдельным вкладкам.
При обновлении программы автоматически заменяются только те тексты инструкций, которые не были изменены после последней загрузки. При этом пользователи получают новые тексты инструкций, разработанные для последней версии конфигурации, и не теряют изменения, внесенные в предварительно полученные тексты.
Форум
В список тем форума добавлены новые команды: ознакомиться с полным содержанием сообщения, просмотреть или открыть прикрепленные файлы для редактирования, перейти к голосованиям, добавить ответ.
При ответе на сообщение форума сразу отображается текст исходного сообщения, которое можно цитировать как целиком, так и частично.
В карточке темы можно настраивать рабочую группу и закрывать тему.
Получить ссылки на тему форума можно прямо из списка сообщений темы.
Места хранения бумажных документов теперь оформлены в виде справочника.
Новый справочник "Помещения и территории". Планы помещений можно хранить в виде графических файлов.
В справочнике "Корреспонденты" появилась область быстрого просмотра информации о корреспонденте.
Работать с контактными лицами теперь можно прямо с карточки корреспондента, не переходя в отдельное окно.
Электронная подпись
Электронной подписью (ЭП) можно подписать сразу несколько файлов.
Во время каждого шифрования в список сертификатов добавляется обязательный сертификат, предназначенный для расшифровки любого файла информационной базы.
В меню действий карточки сертификата ЭП добавлена кнопка проверки сертификата.
Пароль сертификата ЭП можно запомнить на время сеанса работы с программой.
Все настройки ЭП и шифрование теперь выполняются в одном окне.
Работа с криптографией переведена на асинхронные методы.
Права доступа
Просмотр прав на объекты информационной базы теперь у всех пользователей.
Команда "Настройка прав" доступна из контекстного меню списков папок.
Новый отчет "Неограниченные права" показывает, какие группы доступа дают пользователям неограниченные права на объект и какие роли этому способствуют.
Новый отчет по дескрипторах показывает количество действующих, тех, которые не используются и отмеченных для извлечения дескрипторов.
Управление правами доступа теперь выполняется из одного окна.
Появилась возможность группового расчета элементов очереди обновление прав. Это позволит ускорить выполнение расчета.
Доработан процесс очистки устаревших прав доступа.
Поддержка и обслуживание
Создавать новых пользователей, вводить и обновлять информацию о сотрудниках теперь можно прямо с карточки пользователя.
Добавлен ряд новых возможностей при работе с версиями объектов (элементов справочников, документов и т.п.): ограничение срока хранения версий, автоматическая очистка устаревших версий по расписанию; отбор по реквизитам во время просмотра истории изменений объекта, комментарии к версиям.
Новая обработка "Поиск и изъятие дублей" позволяет искать, извлекать и заменять дубли элементов, справочников и т.
Реализовано обработку "Групповая изменение объектов" для множественной изменения объектов одного типа.
Добавлена обработка "Загрузка данных из файла" для загрузки табличных данных из файлов в произвольные списки (справочники) и табличные части документов. Например, для разового переноса НИИ при переходе с других программ.
Для удобной диагностики работы программы добавлены новые отчеты "Контроль журнала регистрации" и "Продолжительность работы регламентных задач".
Добавлены метрики - статистические показатели информационной базы, которые настраиваются и будут рассчитываться с определенной периодичностью. Данные позволят строить отчеты, показывающие динамику изменений этих показателей.
|
Стоимость программы "BAS Документообіг КОРП"
75 600 грн |
Закажите демонстрацию программы.
|
При покупке программы "BAS Документообіг КОРП" вы получаете дополнительно:
Бонусы - 10% от стоимости программного обеспечения
- рассчитывайтесь бонусами за услуги по внедрению и обучению
3 месяца информационно-технологического сопровождения бесплатно
- линия консультаций
- доступ к информационной системе “ІТС”
- актуальные релизы обновлений программ
- сервис для сдачи электронной отчетности «Фредо Звіт»
- сервис для электронного документооборота "Фредо Докмен"
- сервис справочной информации для бухгалтера "RDI Service"
Вместе с программой вам также могут понадобиться наши услуги:
 |
 |
 |
| Внедрение | Разработка функционала | Комплексное обслуживание |
|
Реализация сложных проектов внедрения программ: комплексная автоматизация бизнес-процессов предприятия. |
Разработка дополнительного функционала для программ под Ваши потребности, разработка программ "с нуля". |
Весь комплекс услуг на основе абонплаты для максимально эффективной работы программ. |
У вас остались вопросы? Мы с удовольствием на них ответим, подберем программу BAS, максимально отвечающую потребностям вашего бизнеса, и проведем ее демонстрацию. Оставьте заявку или свяжитесь с менеджером: (044) 209-93-20, (067) 467-90-05.
