BAS Документообіг КОРП
ПРОГРАМА ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ
Сфера застосування: підприємства будь-якої галузі зі значним документообігом
Програма допомагає з організацією та зберіганням документів, скорочує час при реєстрації документів та їх пошуку, забезпечує зручність роботи з єдиною базою документації.
Рішення BAS Документообіг КОРП дозволяє автоматизувати документообіг підприємства з нуля і швидко приступити до роботи - в ньому вже є 62 шаблони для створення документів та 33 автоматизованих маршрути їх руху.
Як програма BAS Документообіг КОРП допомагає з організацією документообігу на підприємстві
|
Переваги програми для керівника:
|
Переваги для працівників:
|
BAS Документообіг КОРП дає можливість:
- Зменшити кількість паперових документів;
- Скоротити час на роботу з документами (складання, редагування, узгодження);
- Контролювати обіг документів;
- Покращувати дисципліну на підприємстві.
| Основні функції BAS Документообіг КОРП |
|
|
«BAS Документообіг КОРП» редакції 2.1 інтерфейс переведений на «Таксі». Початковою сторінкою програми вважається робочий стіл працівника, де працівник веде свою повсякденну роботу, звідки отримує швидкий і зручний доступ до звітів, редагування документів, незавершених задач, налаштувань і файлів, якими користується найчастіше.
Детальний опис функціональних можливостей програми "BAS Документообіг КОРП"
"BAS Документообіг КОРП" в комплексі вирішує широкий спектр завдань автоматизації обліку документів, взаємодії співробітників, контролю та аналізу виконавчої дисципліни. Програма підтримує багатокористувацьку роботу в локальній мережі або через Інтернет. "BAS Документообіг КОРП" відповідає всім законодавчим і нормативним вимогам, що регламентують порядок роботи з документами.
Робота з документами
"BAS Документообіг КОРП" дозволяє працювати з документами будь-яких типів. Кожен документ супроводжується обліково-реєстраційною карткою, набір реквізитів якої відповідає "Інструкції з діловодства №1153 від 17.10.1997", постанові КМУ "Про затвердження типового порядку здійснення електронного документообігу в органах". Для карток документів, процесів і завдань передбачені спеціальні інструкції, що полегшують знайомство і роботу з цими об'єктами. У комплект поставки вже входить 45 готових інструкцій.
Зберігання та права доступу
У конфігурації програми "BAS Документообіг КОРП" внутрішні документи і файли зберігаються в структурі папок з урахуванням прав доступу. Структура папок може формуватися відповідно з організаційною структурою підприємства або за типами документів. Кожній папці встановлюється дозвіл на виконання користувачами або групами користувачів різних операцій: читання, додавання, редагування або видалення. Додатково до цього всі дані конфігурації "BAS Документообіг КОРП" обмежуються правами доступу залежно від видів документів, грифів доступу до документів, груп кореспондентів і груп фізичних осіб, організацій і питань діяльності. Безпосередньо файли можуть зберігатися як в інформаційній базі, так і в томах на диску.
Автоматичне завантаження файлів з каталогу
Програма вміє автоматично завантажувати файли з вказаного каталогу в локальній мережі. Як тільки в цьому каталозі з'являється файл або папка з файлами, вони відразу переносяться в потрібну папку Документообігу із збереженням оригінальних імен та структури підпапок. Завантажені файли автоматично розпізнаються, індексуються і можуть бути негайно залучені в документообіг вашого підприємства. Це зручно використовувати для інтеграції, наприклад, з мережевими потоковими сканерами, факс-машинами та іншими додатками.
Реєстрація вхідних і вихідних документів
"BAS Документообіг КОРП" дозволяє вести облік і реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції. При цьому здійснюється автоматична генерація наскрізних реєстраційних номерів по складним правилам. Реєстрація документів проводиться відповідно до державних стандартів, типових інструкцій і традицій вітчизняного діловодства. При реєстрації підтримується друк штрих-кодів та реєстраційних штампів. Реєстрація документа супроводжується наступними процесами:
- запуск автоматизованої процедури (бізнес-процесу) розгляду документів і подальшої постановки на контроль;
- оповіщення виконавців;
- підтримка регламентованих термінів виконання документів;
- формування справ, передача закритих справ на архівне зберігання або знищення;
- подальше формування звітів по надходженню і виконанню документів, по простроченим документам.
Облік договорів
В "BAS Документообіг КОРП" автоматизовано повний життєвий цикл договірних документів:
- підготовка проекту договору;
- узгодження проекту договору, як зовнішнє, так і внутрішнє;
- облік всіх пов'язаних з договором документів, наприклад, акти, додаткові угоди;
- облік і контроль термінів дії договорів;
- автоматичне продовження термінів дії по правилам, зазначеним у договорі;
- багатовалютний облік сум договорів;
- робота з багатосторонніми договорами;
- облік і контроль виконання фінансових зобов'язань за договором;
- контроль наявності супровідних документів за договором, наприклад, рахунок-фактура;
- контроль повернення переданих примірників документів за договором;
- розірвання договору.
Для аналізу договірної роботи передбачені такі звіти, як "Список укладених договорів", "Договори, в яких закінчуються терміни дії", "Супровідні документи за договором", "Динаміка кількості укладених договорів", "Динаміка сум укладених договорів", "Договори, що розірвані".
Сканування
В "BAS Документообіг КОРП" передбачена можливість завантаження вхідних, вихідних, внутрішніх документів і файлів зі сканерів будь-яких типів, що підтримують інтерфейс TWAIN. Сканування здійснюється у формати jpg, pdf та tif, серед іншого і багатосторінковий. Підтримується потокове сканування з автоматичним розпізнаванням штрих-кодів документів і формування багатосторінкових tif або pdf файлів. Передбачено автоматичне розпізнавання відсканованих зображень і повнотекстовий пошук у розпізнаних документах.
Електронна пошта
Вбудована в "BAS Документообіг КОРП" внутрішня пошта дозволяє:
- Надсилати електронною поштою безпосередньо з програми будь-які документи або файли.
- Завантажувати вхідні або внутрішні документи з електронної пошти.
- При використанні ЕЦП, відправляти і приймати підписані і зашифровані файли.
- Шукати листи за реквізитами і за допомогою швидкого пошуку, шукати в серед іншого, і по текстовому змісту листів.
Крім того, програма автоматично відстежує пошту і виводить повідомлення, що спливає в правому нижньому кутку, при надходженні нових листів. Якщо за листом було листування, то програма повідомляє про це, виводячи гіперпосилання в області читання та картці листа.
Виконання завдань по пошті
Завдання можна виконувати поштою, просто відповідаючи на спеціальні поштові повідомлення, що автоматично розсилаються програмою.
Перегляд, редагування та контроль версій
Для перегляду і редагування документів "BAS Документообіг КОРП" використовує відповідні додатки, встановлені на локальних комп'ютерах користувачів. Повсякденна робота з документами і файлами виконується безпосередньо на "робочому столі"; користувач бачить перелік, документів, що редагуються, і перелік невиконаних задач, передбачено налаштування "Робочого столу" з можливістю видалити, додати або поміняти місцями елементи окремого розділу. "BAS Документообіг КОРП" забезпечує доступ співробітників до файлів, як для перегляду, так і для редагування. Конфлікти при одночасному редагуванні документів виключаються завдяки механізму блокування файлів. При збереженні змін в інформаційній базі автоматично створюється нова версія файлу із зазначенням автора, дати і часу створення. Безпосередньо з картки файлу можна подивитися список версій, видалити непотрібні, змінити активну (поточну) версію. Для файлів популярних форматів (doc, rtf, html, txt, odt) підтримується порівняння версій.
Шаблони документів і файлів
В "BAS Документообіг КОРП" користувачі можуть налаштовувати і використовувати шаблони файлів і документів, що автоматично заповнюються. При створенні нового файлу з шаблону поля шаблону автоматично заповнюються обліковими даними, наприклад, найменування, автор, дата створення, сума договору, реквізити контрагента. При створенні нового документа з шаблона його реквізити відразу заповнюються за шаблоном, і до документа автоматично приєднуються всі зазначені в шаблоні файли, які, в свою чергу, теж автоматично заповнюються на підставі реквізитів документа.
Штрихкодування документів
В "BAS Документообіг КОРП" всім документам автоматично присвоюється штрих-код, який можна:
- роздрукувати на окремому аркуші;
- роздрукувати поверх титульного аркуша паперового документа;
- роздрукувати на наклейці;
- вставити в електронний документ як зображення.
Штрих-коди використовуються для швидкого пошуку облікових карток документів і для автоматичного прикріплення файлів до документів при потоковому скануванні.
Друк реєстраційних штампів документів
В "BAS Документообіг КОРП" користувачі можуть виводити на друк реєстраційний штамп документа, який містить назву організації, реєстраційний номер і дату реєстрації, штрих-код. Реєстраційний штамп може друкуватися як на окремому аркуші, так і поверх титульного аркуша паперового документа.
Зв'язки між документами
В "BAS Документообіг КОРП" передбачені стандартні зв'язки між документами, які автоматично встановлюються, наприклад, при реєстрації відповідних документів. Програма дозволяє налаштувати додаткові зв'язки між документами і вказати правила використання цих зв'язків для видів документів. Підтримуються поодинокі, множинні, односторонні і двосторонні зв'язки.
Кілька резолюцій в документах
У картці документа "BAS Документообіг КОРП" можна вказати кілька резолюцій. Резолюції автоматично формуються бізнес-процесом "Розгляд" або можуть бути введені вручну. При цьому в якості авторів резолюцій можуть виступати не тільки співробітники вашого підприємства або установи, а й посадові особи сторонніх організацій. Передбачена можливість завіряти резолюції електронним підписом (ЕП). Необхідність підписання резолюцій визначається правилами документообігу, встановленими на підприємстві.
Переадресування вхідних документів
У програмі "BAS Документообіг КОРП" можна враховувати перенаправлення вхідних документів у сторонні організації, а також отримання перенаправлених вхідних документів від сторонніх організацій. При цьому програма дозволяє контролювати терміни виконання перенаправлених документів.
Контроль переданих документів
Передбачено облік передачі документів посадовим особам кореспондентів і контроль термінів повернення переданих документів.
Бізнес-процеси та робота користувачів
У програмі "BAS Документообіг КОРП" колективна робота з документами реалізована за допомогою наступних бізнес-процесів:
- Розгляд: документ потрапляє на розгляд до керівника і з його резолюцією повертається до автора документа. При цьому безпосередньо в процесі розгляду посадова особа може винести текстову резолюцію або відправити документ на виконання або ознайомлення.
- Виконання: документ передається на виконання всім користувачам за списком і контролерові для дотримання виконавської дисципліни. Один з користувачів може бути призначений відповідальним виконавцем.
- Узгодження: прикладені до такого бізнес-процесу документи потрапляють на узгодження зазначеним респондентам і потім повертаються до автора цього бізнес-процесу для ознайомлення з результатами узгодження або відправки на повторне узгодження. Підтримуються такі варіанти узгодження, як:
- паралельне;
- послідовне;
- змішане (паралельне і послідовне), зокрема і з урахуванням умов маршрутизації.
- Затвердження: документ потрапляє на затвердження до відповідальної особи і повертається до автора документа для ознайомлення з результатом затвердження.
- Реєстрація: документ потрапляє до секретаря для присвоєння реєстраційного номера, проставлення печатки організації та відправки кореспонденту.
- Ознайомлення: за допомогою цього бізнес-процесу потрібний документ розсилається всім користувачам за списком для ознайомлення.
- Доручення: за допомогою цього бізнес-процесу можна видавати доручення співробітникам і перевіряти їх виконання.
- Обробка вхідного документа: цей бізнес-процес автоматизує повний цикл обробки вхідного документа - розгляд, виконання, списання в справу.
- Обробка вихідного документа: цей бізнес-процес автоматизує повний цикл створення вихідного документа - погодження, затвердження, реєстрація.
Передбачена можливість призначати завдання не тільки конкретним виконавцям, але і ролям. Так, наприклад, документ можна відправити на затвердження ролі "Директор", і програма автоматично доставить відповідне завдання тому, хто в даний момент виконує цю роль, - самому директору або його заступнику.
Для забезпечення жорсткої маршрутизації передбачена можливість налаштування шаблонів маршрутів бізнес-процесів по кожному виду документів з урахуванням умовної маршрутизації. Так, наприклад, для узгодження договорів, сума яких перевищує 20 тисяч гривень, буде використаний один шаблон, а для узгодження всіх інших договорів - інший. Умови маршрутизації можуть налаштовуватися в режимі конструктора або на вбудованій мові.
Терміни виконання бізнес-процесів контролюються з урахуванням графіків робіт співробітників і можуть обчислюватися не тільки в днях, а й у годинах і навіть хвилинах. Реалізовано автоматичний запуск бізнес-процесів за розкладом. Підтримується ієрархія підпорядкованості бізнес-процесів та їх завдань. При створенні бізнес-процесу можна вказати, що він є підлеглим по відношенню до задачі іншого бізнес-процесу. Таким чином, вибудовується ієрархія бізнес-процесів і завдань, яку можуть бачити всі учасники цих бізнес-процесів з урахуванням прав доступу.
Є можливість тимчасової зупинки бізнес-процесів, яка поширюється на всі підлеглі бізнес-процеси та їх задачі.
Інтеграція бізнес-процесів з іншими інформаційними базами
Основне призначення цього механізму інтеграції - автоматизувати такі процеси обробки даних, які перетинають кордони різних інформаційних баз; зробити перетин цих кордонів непомітним для користувачів. Приклад бізнес-процеса, що перетинає кордони конфігурацій: процес обробки замовлення покупця починається в інформаційній базі "Управління торгівлею" редакція 3, триває в "BAS Документообіг КОРП" і закінчується знову в "Управління торгівлею".
Облік робочого часу та контроль виконання
Дані обліку робочого часу та можливість його контролю забезпечують керівника інформацією для прийняття управлінських рішень і дозволяють оптимізувати роботу співробітників. У програмі реалізована щоденна звітність співробітників, яка містить дані про час, проект, зміст роботи. На підставі цих відомостей можна побудувати різні звіти про витрати часу співробітників в розрізі видів робіт, підрозділів або періодів. Програма дозволяє вести загальний і персональний календарі і підбирати час для заходів з урахуванням зайнятості учасників. Записи календаря можна створити на підставі будь-якого іншого предмета програми, наприклад, задачі, документа, листа, захода.
Нові можливості редакції 2.0
Інтерфейс
Основні характеристики нового інтерфейсу "Таксі"
- великий шрифт;
- збільшений робочий простір;
- нова система навігації: панель інструментів, панель відкритих вікон, меню розділів;
- доступ до повнотекстовому пошуку, вибраному, меню функцій та історії з будь-якого вікна;
- зручний пошук у списках, управління пошуком;
- можливість додати у вибране як об'єкти (документи, елементи довідників тощо), так й команди.
Оптимізовано склад колонок, кнопок, команд і відборів більшості форм. Нова область перегляду у більшості списків і форм. Команда "Показати у списку" для файлів, листів і документів відкриває папку або список, в якій розташовано вибраний об'єкт. Більшість іконок списків оформлені гіперпосиланнями, які ведуть до відповідних вікон. Доопрацьовано інтерфейс і розширені можливості вікна "Поточні справи", яке тепер складається з дванадцяти віджетів, що можна налаштувати.
Документи та файли
Всі документи, над якими працює поточний користувач, тепер відображаються у списку "Мої документи".
У списку внутрішніх документів з'явився відбір за папкою. У списках документів з'явився відбір за категоріями. По умовчанню відмічені для вилучення документи більше не виводяться у списках. Для їх перегляду передбачена окрема команда.
Під час створення файлів відображається список нещодавно використаних шаблонів. Під час завершення роботи програми або закриття картки документа можна закінчити редагування всіх зайнятих файлів "в один клік".
Процеси та задачі
З'явилися шаблони резолюцій, за допомогою яких керівник може виконати задачу розгляду "в один клік".
У список "Всі задачі" додано відбір за "Точкою маршруту". Список "Мої задачі" розділено на два списки: "Задачі мені" та "Задачі від мене". За замовченням у картці задачі відображається тільки основна інформація, яка необхідна для її виконання. Для перегляду додаткової інформації передбачена команда "Детальніше про задачу".
У списку процесів додано відбір за станом. Тепер фактичну дату виконання задачі можна змінити після виконання задачі. В ієрархії процесів за предметом видно всі процеси, які будь-яким чином пов'язані з процесами за предметом.
У списку шаблонів процесів з'явилася область перегляду і відомості про кількість видів документів, яким призначено шаблон, і кількість запущених процесів із його використанням.
Вбудована пошта
Єдина адресна книга, яка об'єднує співробітників, кореспондентів, ролі, групи розсилки в одному зручному вікні. Список листів можна переглядати у компактному режимі. Можна встановити персональні параметри листів – шрифт, розмір, накреслення і масштаб. Це можна зробити як на час одного сеансу роботи, так і для всіх вхідних листів. У разі зміни формату листа гіперпосилання автоматично розміщаються у тілі листа, рівень цитування зберігається.
Гіперпосилання можна копіювати з контекстного меню картки листа або області перегляду списку листів. Права на листи визначаються тільки правами папки, в якій вони зберігаються.
Проекти
Для групування проектів використовуються папки. Це значно розширило можливості налаштування прав проектів. У список проектів додано швидкий відбір за папкою.
Удосконалено план проекту: нова область перегляду, швидкий відбір за станом проектних задач, у списку проектних задач можна вказати кілька попередників і кілька виконавців, вказати попередника проектної задачі можна як вручну, так й автоматично тощо. У плані проекту відображаються активні задачі, які запущені із використанням проектною задачі.
Розширені можливості редагування плану проекту у списку. У разі редагування у списку можна вказати кілька попередників і кілька виконавців. У вікні вибору проекту можна відібрати тільки проекти поточного користувача.
Спільна робота
З'явилася можливість вести облік відсутності співробітників. Додана можливість бронювання приміщень. У календарі з'явилися нові функції: можна перетягувати записи календарем, змінювати тривалість подій одним кліком, виділяти час для створення нових записів, відмічати декілька дат календаря і переглядати події тільки за ними і т.д.
Нове відображення станів заходів. Всі налаштування підписок на повідомлення тепер розташовані в одному вікні, а додаткові налаштування повідомлень розподілені по окремих закладках.
Під час оновлення програми автоматично замінюються тільки ті тексти інструкцій, які не були змінені після останнього завантаження. При цьому користувачі отримують нові тексти інструкцій, розроблені для останньої версії конфігурації, і не втрачають зміни, внесені у попередньо отримані тексти.
Форум
У список тем форуму додані нові команди: ознайомитися з повним змістом повідомлення, переглянути або відкрити прикріплені файли для редагування, перейти до голосувань, додати відповідь.
Під час відповіді на повідомлення форуму відразу відображається текст вихідного повідомлення, яке можна цитувати як цілком, так і частково.
У картці теми можна налаштовувати робочу групу і закривати тему.
Отримати гіперпосилання на тему форуму можна прямо зі списку повідомлень теми.
Місця зберігання паперових документів тепер оформлені у вигляді довідника.
Новий довідник "Приміщення та території". Плани приміщень можна зберігати у вигляді графічних файлів.
У довіднику "Кореспонденти" з'явилася область швидкого перегляду інформації про кореспондента.
Працювати з контактними особами тепер можна прямо з картки кореспондента, не переходячи в окреме вікно.
Електронний підпис
Електронним підписом (ЕП) можна підписати відразу декілька файлів.
Під час кожного шифрування у список сертифікатів додається обов'язковий сертифікат, призначений для розшифровки будь-якого файлу інформаційної бази.
У меню дій картки сертифікату ЕП додано кнопку перевірки сертифікату.
Пароль сертифікату ЕП можна запам'ятати на час сеансу роботи з програмою.
Всі налаштування ЕП і шифрування тепер виконуються в одному вікні.
Робота з криптографією переведена на асинхронні методи.
Права доступу
Перегляд прав на об'єкти інформаційної бази тепер є у всіх користувачів.
Команда "Налаштування прав" доступна з контекстного меню списків папок.
Новий звіт "Необмежені права" показує, які групи доступу дають користувачам необмежені права на об'єкт і які ролі цьому сприяють.
Новий звіт по дескрипторах показує кількість діючих, тих, що не використовуються і відмічених для вилучення дескрипторів.
Управління правами доступу тепер виконується з одного вікна.
З'явилася можливість групового розрахунку елементів черги оновлення прав. Це дозволить прискорити виконання розрахунку.
Доопрацьовано процес очищення застарілих прав доступу.
Підтримка та обслуговування
Створювати нових користувачів, вводити та оновлювати інформацію про співробітників тепер можна прямо з картки користувача.
Додано ряд нових можливостей у разі роботи з версіями об'єктів (елементів довідників, документів тощо): обмеження терміну зберігання версій, автоматичне очищення застарілих версій за розкладом; відбір за реквізитами під час перегляду історії змін об'єкта, коментарі до версій.
Нова обробка "Пошук та вилучення дублів" дозволяє шукати, вилучати та замінювати дублі елементів, довідників тощо.
Реалізовано обробку "Групова зміна об'єктів" для множинної зміни об'єктів одного типу.
Додано обробку "Завантаження даних з файлу" для завантаження табличних даних з файлів у довільні списки (довідники) і табличні частини документів. Наприклад, для разового перенесення НДІ під час переходу з інших програм.
Для зручної діагностики роботи програми додані нові звіти "Контроль журналу реєстрації" і "Тривалість роботи регламентних завдань".
Додані метрики – статистичні показники інформаційної бази, які налаштовуються і будуть розраховуватися з певною періодичністю. Дані дозволять будувати звіти, що показують динаміку змін цих показників.
|
Вартість програмної ліцензії "BAS Документообіг КОРП"
105 000 грн |
Замовте демонстрацію програми.
|
При покупці програми "BAS Документообіг КОРП" ви отримуєте додатково:
Бонуси - 10% від вартості програмного забезпечення
- розраховуйтеся бонусами за послуги впровадження та навчання
3 місяці інформаційно-технологічного супроводу
- лінія консультацій
- доступ до інформаційної системи "ІТС"
- актуальні релізи оновлень програми
- сервіс для подання електронної звітності "Фредо Звіт"
- сервіс для електронного документообігу "Фредо Докмен"
- сервіс довідкової інформації для бухгалтера "RDI Service"
Разом з програмою вам можуть знадобитися наші послуги:
 |
 |
 |
| Комплексне обслуговування | Розробка функціоналу | Хостинг |
| Весь комплекс послуг на основі абонплати для максимально ефективної роботи програм "BAS". | Розробка додаткового функціоналу для програм під Ваші потреби, розробка програм "з нуля". | Розміщення Вашої інформаційної бази у нас на сервері для швидкого старту з мінімум інвестицій. |
У вас залишилися питання? Ми залюбки дамо вам відповіді, підберемо програму із лінійки "BAS", яка максимально відповідає потребам вашого бізнесу, та проведемо її демонстрацію. Залиште заявку чи зв'яжіться з менеджером: (044) 209-93-20, (067) 467-90-05.
