Как оценить результат внедрения систем автоматизации

Недавно нам задали вопрос: по каким критериям оценивается результат выполнения работ подрядчиком по внедрению программного обеспечения.

Конечно, в каждом конкретном случае перед началом внедрения на этапе планирования заказчик и подрядчик договариваются о критериях, по которым будут сдаваться и приниматься выполненные работы. Как правило, проект внедрения ПО можно считать успешным, если поставленные задачи выполнены в соответствии с согласованным техническим заданием в запланированные сроки и без перерасхода бюджета. По окончании проекта автоматизации заказчику следует оценивать конечный продукт, то есть его функциональную пригодность, надежность, производительность, стабильность, и сам процесс управления проектом - соблюдение экономических, временных и других запланированных показателей.

Есть смысл контролировать и оценивать качество выполнения поставленных задач в ходе всего проекта и на каждом его этапе для того, чтобы своевременно вносить корректировки и получать лучшие результаты. По окончании очередного этапа внедрения автоматизированной системы подрядчик должен передать заказчику комплект прикладного программного обеспечения, техническую и / или другую документацию, предусмотренную условиями договора и технического задания на этап, который завершен. Контроль и приемка работ проводятся путем испытаний, которые заключаются в проверке работоспособности программного обеспечения в целом или его составных частей с использованием проектной и эксплуатационной документации с целью установления их соответствия техническому заданию и проектной документации.

Количественные критерии оценки результатов внедрения ПО

Внедрение программного обеспечения происходит с определенной целью. Как правило, у такого проекта достаточно конкретные измеряемые цели (и количественные критерии, связанные с ними), например:

• сокращение производственного цикла;
• сокращение производственного брака;
• увеличение дохода;
• повышение эффективности использования ресурсов предприятия;
• ускорение разработки и вывода нового продукта на рынок;
• сокращение расходов и тому подобное.

Итак, если одним из критериев проекта является ускорение выставления счетов для увеличения продаж за период, то стоит сравнивать показатели до и после автоматизации; если цель - сокращение времени на формирование финансовой отчетности с целью более эффективного использования ресурсов, сравнивайте этот показатель.

Качественные критерии для оценки внедрения ПО

К качественным критериям оценки успешности внедрения автоматизированной информационной системы можно отнести следующие:

• понятная пользовательская инструкция по работе в системе; удобный и простой интерфейс;
• простота ввода данных сотрудниками различных отделов;
• расширение количества показателей, используемых для анализа;
• повышение качества управленческих решений благодаря оперативному доступу к информации.

Важным показателем также является факт выполнения сотрудниками своих основных функций в новой системе. Следует провести опрос персонала, особенно, если сотрудники не работают в системе, чтобы выяснить, просто или сложно работать в новой системе, все ли понятно, какие сложности возникают в работе. Конечно, следует учитывать, что персонал часто сопротивляется изменениям и может быть негативно настроен против автоматизации в целом. Однако, опрос может помочь выявить реальные проблемы, которые требуют дополнительных изменений в работе системы.

Качественные критерии характеризуют те изменения в процессах предприятия, которые произошли благодаря реализации проекта автоматизации. Если в результате информационная система соответствует количественным и качественным критериям, то такой проект автоматизации можно считать успешным. Важно на этапе инициации проекта разработать перечень таких критериев.