Як оцінити результат впровадження систем автоматизації
Нещодавно нам поставили запитання: за якими критеріями оцінюється результат виконання робіт підрядником з впровадження програмного забезпечення.
Звичайно, у кожному конкретному випадку перед початком впровадження на етапі планування замовник та підрядник домовляються про критерії, за якими будуть здаватися та прийматися виконані роботи. Як правило, проект впровадження інформаційної системи можна вважати успішним, якщо поставлені завдання виконані відповідно до узгодженого технічного завдання в заплановані терміни та немає перевитрати бюджету. По закінченню впровадження системи автоматизації замовнику варто оцінювати кінцевий продукт, тобто його функціональну придатність, надійність, продуктивність, стабільність, та сам процес управління проектом – дотримання економічних, часових та інших запланованих показників.
Є сенс контролювати та оцінювати якість виконання поставлених завдань в ході всього проекту, на кожному його етапі для того, щоб своєчасно вносити коригування та отримувати кращі результати. По закінченню чергового етапу впровадження підрядник має передати замовнику комплект прикладного програмного забезпечення, технічну та/або іншу документацію, передбачену умовами договору та технічного завдання на етап, який завершено. Контроль та приймання робіт проводяться шляхом випробувань, які полягають в перевірці працездатності програмного забезпечення в цілому або його складових частин з використанням проектної та експлуатаційної документації з метою встановлення їх відповідності технічному завданню та проектній документації.
Кількісні критерії оцінки результатів впровадження ПЗ
Впровадження програмного забезпечення відбувається з певною метою. Як правило, у такого проекту є досить конкретні вимірювані цілі (та кількісні критерії, пов’язані з ними), наприклад:
- скорочення виробничого циклу;
- скорочення виробничого браку;
- збільшення доходу;
- підвищення ефективності використання ресурсів підприємства;
- прискорення розробки та виведення нового продукту на ринок;
- скорочення витрат тощо.
Отже, якщо одним з критеріїв проекту є прискорення виставлення рахунків для збільшення продажів за період, то варто порівнювати показники до та після автоматизації; якщо ціль - скорочення часу на формування фінансової звітності, порівнюйте цей показник.
|
Бізнес кейс: Автоматизація бізнесу з пошиття одягу
|
У галузі пошиття та реалізації одягу важливо враховувати модні тенденції і пропонувати моделі та асортимент, що відповідає смакам споживачів, і при цьому володіти своєю «родзинкою». Бізнес, що займається виробництвом і продажем одягу, як і будь-який інший бізнес, повинен приносити прибуток своїм власникам.
Якісні критерії для оцінки впровадження ПЗ
До якісних критеріїв оцінки успішності впровадження автоматизованої інформаційної системи можна віднести наступні:
- зрозуміла користувацька інструкція по роботі в системі; зручний та простий інтерфейс;
- простота введення даних співробітниками різних відділів;
- розширення кількості показників, що використовуються для аналізу;
- підвищення якості управлінських рішень завдяки оперативному доступу до інформації.
Важливим показником також є факт виконання співробітниками своїх основних функцій в новій системі. Варто провести опитування персоналу, особливо, якщо співробітники не працюють в системі, аби вияснити, просто чи складно працювати в новій системі, чи все зрозуміло, які складнощі виникають в роботі. Звичайно, слід зважати на те, що персонал часто опирається змінам і може бути негативно налаштований щодо автоматизації в цілому. Однак, опитування може допомогти виявити реальні проблеми, які потребуватимуть додаткових змін в роботі системи.
Якісні критерії характеризують ті зміни в процесах підприємства, які відбулися завдяки реалізації проекту автоматизації. Якщо в результаті інформаційна система відповідає кількісним та якісним критеріям, то такий проект автоматизації можна вважати успішним. Важливо на етапі ініціації проекту розробити перелік таких критеріїв.
