Кому нужен удаленный офис
25.09.2017
Технологии развиваются так быстро, что лет через тридцать люди, оглядываясь назад, будут удивляться, как офисы вообще могли существовать.
Ричард Брэнсон
Где вы работаете, когда действительно хотите получить результат? Какое время вам лучше всего подходит для результативной работы? Вряд ли ответ будет “офис в разгар рабочего дня”. Есть, конечно, люди, которые, выполняя задачу, могут с головой в нее уйти и отключиться от внешнего мира. Но в офисе мы не одни, и есть множество отвлекающих факторов, которые мы не можем контролировать: сосед по опен спейсу громко стучит кнопками клавиатуры; бесконечно звонит офисный телефон; коллега забывает перевести телефон в беззвучный режим, и вот тебя уже уносят от работы слова популярного хита; менеджер по продажам ведет бесконечные разговоры с клиентами, детально выясняя их потребности...
Как сосредоточиться на работе, особенно творческой, в таких обстоятельствах? Многие ждут вечера, когда все уйдут, чтобы сделать то, что не сделано в течение дня, а потом еще и утром пораньше приходят - поработать, когда тихо и в офисе только уборщица. Или берут “работу домой”.
За такую “продуктивность” работы наемный сотрудник платит временем, вырванным у семьи, друзей, хобби, и здоровьем, подорванным нездоровым питанием, постоянными стрессами из-за неудовлетворенности работой, самим собой и постоянными скандалами с домашними. Владелец бизнеса, конечно, платит деньгами: низкая эффективность работы персонала сказывается на продажах, на качестве обслуживания клиентов, на текучке кадров - неудовлетворенные работой сотрудники склонны уходить из компании в поисках более “благополучных” мест работы.
Альтернатива традиционному офису - офис виртуальный
Благодаря технологическому прогрессу, альтернатива есть. Выходом из такой ситуации может стать удаленная работа и создание виртуального офиса. Сегодня люди могут быть не привязаны к своему рабочему месту: офисом может стать дом, кафе, коворкинг - любое место, где человеку комфортно, и он может сосредоточиться на работе. Например, 40% офисных сотрудников IBM работают удаленно. Главное - иметь доступ к нужной информации и возможность связаться с коллегами в случае необходимости.
Удаленный офис - это облачный сервис с настроенными рабочими местами для сотрудников. Подключение к сервису возможно из любой точки мира при наличии интернета. Сотрудник, в соответствии с его правами доступа, может использовать нужный ему программный раздел - CRM-систему, управление задачами и проектами, каталоги товаров и услуг, бухгалтерию, HR раздел и другие.
Преимущества удаленного офиса:
- удобство: возможность быть “в офисе”, даже находясь в другом конце мира;
- экономия средств на аренде офиса: можно сократить офисную площадь за счет перевода части персонала на удаленную работу; вы также экономите на информационно-техническом обеспечении офиса;
- привлечение в компанию талантливых людей из других городов, стран, континентов - им не обязательно переезжать, они будут работать в вашем виртуальном офисе;
- социальная ответственность и забота об экологии (меньше транспорта на дорогах).
У некоторых руководителей могут возникнуть страхи, связанные с удаленной работой персонала. Например, - Будут ли сотрудники усердно трудиться, если за ними не приглядывать?
- Без присмотра они будут отлынивать от работы и целый день сидеть в интернете.
Однако работа в офисе - вовсе не гарантия производительности: и на своем рабочем месте персонал может сидеть в интернете и смотреть ролики на ютьюб в рабочее время.
Если вы нанимаете на работу только профессионалов, способных выполнять свои обязанности без присмотра руководителя и давать необходимый результат, то вам нечего беспокоиться об эффективности их работы в удаленном режиме.
“Чтобы успешно работать с другими людьми, вы должны доверять друг другу. Во многом это значит доверять своим сотрудникам делать свое дело, где бы они не находились, без присмотра” (Ричард Брэнсон).
Кто из ваших сотрудников может работать удаленно
Некоторым сотрудникам в современном офисе можно появляться пару раз в неделю, а то и в месяц.
Бухгалтер. Если у вас небольшая компания, и один бухгалтер справляется со всей нагрузкой, его можно перевести на удаленный режим работы и настроить ему доступ к необходимому бухгалтерскому обеспечению.
Дизайнеры, программисты, разработчики, копирайтеры. Люди этих специальностей часто стают фрилансерами, поскольку “творить” они могут везде, где и когда их застанет муза. Поэтому удаленная работа для них не будет проблемой. Им важно настроить доступ к инструментам планирования задач и проектного менеджмента. Поскольку они часто бывают вовлечены в общие проекты, нужно определить время, когда они все вместе должны собираться “в офисе” - в проектной группе, в общем чате - для обсуждения технических заданий, правок, готовых работ.
Региональные представители. Если у вас в компании есть сотрудники, которые уже работают удаленно в регионах, вы можете вовлечь их в более активную корпоративную жизнь, создав виртуальный офис. Так они не будут чувствовать себя оторванными от компании, всегда будут знать, что происходит в офисе и чем живут их коллеги.
Удаленный офис также удобен для организации работы сотрудников во время командировок.
Как организовать удаленный офис
Современные сервисы для построения удаленного офиса имеют весь необходимый инструментарий для работы над совместными проектами, то есть, дают возможность одновременно видеть и работать над одним и тем же:
- доступ к необходимым документам;
- постановка задач и назначение исполнителей;
- групповые чаты для обсуждения актуальных задач;
- диаграмма Гантта для отслеживания хода проекта;
- экстранет - для привлечения внешних пользователей (клиентов) для участия в обсуждении, формы отчетности и многое другое.
Одним из облачных сервисов для построения виртуального офиса компании есть сервис Битрикс24. Прямо сейчас вы можете испытать его в деле. Для этого вам нужно зарегистрировать свою компанию, пригласить коллег в “удаленный” офис и начать работу.
