Кому потрібен віддалений офіс

Технології розвиваються так швидко, що років через тридцять люди, озираючись назад, будуть дивуватися, як офіси взагалі могли існувати.  
Річард Бренсон  
 
Де ви працюєте, коли дійсно хочете отримати результат? Який час вам найкраще підходить для продуктивної роботи? Навряд чи відповідь буде "офіс в розпал робочого дня". Є, звичайно, люди, які, виконуючи завдання, можуть з головою в нього зануритися і відключитися від зовнішнього світу. Але в офісі ми не одні, і є безліч відволікаючих чинників, які ми не можемо контролювати: сусід по опен спейс гучно клацає кнопками клавіатури; постійно дзвонить офісний телефон; колега забуває перевести смартфон у беззвучний режим, і ось тебе вже відривають від роботи слова популярного хіта; менеджер з продажу веде нескінченні розмови з клієнтами, детально з'ясовуючи їхні потреби ...
 
Як зосередитися на роботі, особливо творчій, в таких обставинах? Багато хто чекає вечора, коли всі підуть, щоб зробити те, що не зроблено протягом дня, а потім ще й вранці раніше приходять - попрацювати, коли тихо і в офісі тільки прибиральниця. Або беруть "роботу додому".
 
За таку "продуктивність" роботи найманий співробітник платить часом, вирваним у сім'ї, друзів, хобі, і здоров'ям, підірваним нездоровим харчуванням, постійними стресами через незадоволення роботою, самим собою і постійними скандалами з домашніми. Власник бізнесу, звичайно, платить грошима: низька ефективність роботи персоналу позначається на продажах, на якості обслуговування клієнтів, на плинності кадрів - незадоволені роботою співробітники схильні йти з компанії в пошуках більш "благополучних" місць роботи.
 
 

Альтернатива традиційному офісу - офіс віртуальний

Завдяки технологічному прогресу альтернатива є. Виходом з такої ситуації може стати віддалена робота та створення віртуального офісу. Сьогодні люди можуть бути не прив'язані до свого робочого місця: офісом може стати дім, кафе, коворкінг - будь-яке місце, де людині комфортно, і вона може зосередитися на роботі. Наприклад, 40% офісних працівників IBM працюють віддалено. Головне - мати доступ до потрібної інформації і можливість зв'язатися з колегами в разі потреби.
 
Віддалений офіс - це хмарний сервіс з налаштованими робочими місцями для співробітників. Підключення до сервісу можливо з будь-якої точки світу за наявності інтернету. Співробітник, відповідно до його прав доступу, може використовувати потрібний йому програмний розділ - CRM-систему, управління завданнями і проектами, каталоги товарів і послуг, бухгалтерію, HR розділ та інші.
 
Переваги віддаленого офісу:
  • зручність: можливість бути "в офісі", навіть перебуваючи в іншому кінці світу;
  • економія коштів на оренду офісу: можна скоротити офісну площу за рахунок переведення частини персоналу на віддалену роботу; ви також економите на інформаційно-технічному забезпеченні офісу;
  • залучення в компанію талановитих людей з інших міст, країн, континентів - їм не обов'язково переїжджати, вони будуть працювати у вашому віртуальному офісі;
  • соціальна відповідальність і турбота про екологію (менше транспорту на дорогах).

 

 

Віддалений офіс
У деяких керівників можуть виникнути страхи, пов'язані з віддаленою роботою персоналу. Наприклад,
  • Чи будуть співробітники старанно працювати, якщо за ними не приглядати?
  • Без нагляду вони будуть ухилятися від роботи і цілий день сидіти в інтернеті.
Однак і робота в офісі - зовсім не гарантія продуктивності: і на своєму робочому місці персонал може сидіти в інтернеті і дивитися ролики на Ютьюб в робочий час. Якщо ви наймаєте на роботу тільки професіоналів, здатних виконувати свої обов'язки без нагляду керівника і давати необхідний результат, то вам нема чого турбуватися про ефективність їх роботи у віддаленому режимі.
 
"Щоб успішно працювати з іншими людьми, ви повинні довіряти один одному. Багато в чому це значить довіряти своїм співробітникам робити свою справу, де б вони не знаходилися, без нагляду "(Річард Бренсон).
 
 

Хто з ваших працівників може працювати віддалено

Деяким співробітникам в сучасному офісі можна з'являтися пару разів в тиждень, а то і в місяць.
 
Бухгалтер. Якщо у вас невелика компанія, і один бухгалтер справляється з усім навантаженням, його можна перевести на віддалений режим роботи та налаштувати йому доступ до необхідного бухгалтерського програмного забезпечення.
 
Дизайнери, програмісти, розробники, копірайтери. Люди цих спеціальностей часто стають фрілансерами, оскільки "творити" вони можуть там, де їх застане муза. Тому віддалена робота для них не буде проблемою. Їм важливо налаштувати доступ до інструментів планування завдань та проектного менеджменту. Оскільки вони часто бувають залучені в спільні проекти, потрібно визначити час, коли вони всі разом повинні збиратися "в офісі" - в проектній групі, в загальному чаті - для обговорення технічних завдань, правок, готових робіт.
 
Регіональні представники. Якщо у вас в компанії є співробітники, які вже працюють віддалено в регіонах, ви можете залучити їх до більш активного корпоративного життя, створивши віртуальний офіс. Так вони не будуть відчувати себе відірваними від компанії, завжди будуть знати, що відбувається в офісі і чим живуть їхні колеги.
 
Віддалений офіс також зручний для організації роботи співробітників під час відряджень.
 
 

Як організувати віддалену роботу над проектами

Сучасні сервіси для побудови віддаленого офісу мають весь необхідний інструментарій для роботи над спільними проектами, тобто, дають можливість одночасно бачити і працювати над одним і тим же:
  • доступ до необхідних документів;
  • постановка завдань та призначення виконавців;
  • групові чати для обговорення актуальних завдань;
  • діаграма Гантта для відстеження ходу проекту;
  • екстранет - для залучення зовнішніх користувачів (клієнтів) для участі в обговоренні, форми звітності та багато іншого.
Одним з хмарних сервісів для побудови віртуального офісу компанії є сервіс Бітрікс24. Прямо зараз ви можете випробувати його на ділі. Для цього вам потрібно зареєструвати свою компанію, запросити колег у "віддалений" офіс і почати роботу.
 
 
 
Поділіться записом у соціальній мережі

Радимо почитати

Зростання конкуренції мотивує роздрібних продавців шукати нові способи підвищення ефективності роботи магазинів та залучення потенційних покупців, а для цього необхідна достовірна актуальна інформація з кожної торгової точки в будь-який момент часу.

Нещодавно нам поставили запитання: за якими критеріями оцінюється результат виконання робіт підрядником з впровадження програмного забезпечення. Звичайно, у кожному конкретному випадку перед початком впровадження на етапі планування замовник та підрядник домовляються про критерії, за якими будуть здаватися та прийматися виконані роботи. Як правило, проект впровадження інформаційної системи можна вважати успішним, якщо поставлені завдання виконані відповідно до узгодженого технічного завдання в заплановані терміни та немає перевитрати бюджету. 

Автоматизація – це перехід від ручних операцій до використання сучасних інформаційних технологій в оперативній діяльності; впровадження технологій там, де вони не застосовувалися раніше. Автоматизація - це процес підбору і підготовки обладнання та програмного забезпечення для ефективного вирішення завдань конкретної організації.