Автоматизация бизнеса: что вообще можно автоматизировать

Автоматизация - это переход от ручных операций к использованию современных информационных технологий в оперативной деятельности; внедрение технологий там, где они не применялись ранее. Автоматизация - это процесс подбора и подготовки оборудования и программного обеспечения для эффективного решения задач конкретной организации.
 
 

Основные задачи автоматизации бизнеса

В широком смысле под автоматизацией понимается некоторый набор действий, который позволяет освободить человеческие ресурсы от выполнения определенных задач, как правило, рутинных и однообразных, и поручить их выполнение определенному механизму, например, компьютеру, машинным алгоритмам, позволяющим при правильной настройке выполнять много задач, которые до этого мог выполнять только человек.
 
Основными задачами автоматизации бизнеса являются следующие:
  • эффективная поддержка оперативной деятельности; ведение учета, контроль;
  • организация документооборота, подготовка документов (бухгалтерские документы - счета, акты, накладные; коммерческие предложения; договоры и т.п.);
  • быстрое формирование отчетов о состоянии дел в компании за любой период времени;
  • повышение эффективности использования рабочего времени и производительности сотрудников благодаря освобождению их от рутинных рабочих операций;
  • минимизация ошибок и влияния «человеческого фактора» на важнейшие бизнес-процессы предприятия;
  • повышение качества обслуживания клиентов и работы с партнерами;
  • безопасное хранение информации и многое другое.
 
 

Какие процессы можно автоматизировать в компании

Основные и поддерживающие процессы

Бизнес-процессы предприятия классифицируются на основные (влияющие на повышение доходности) и поддерживающие (не влияющие на повышение доходов). И все они могут быть автоматизированы. 
  • Основные процессы (влияющие на повышение доходности): управление продажами; управление маркетингом; проектирование и разработка продукта / услуги; производство продукции / услуг; работа с клиентами; обслуживание клиентов (после продажи товаров / услуг); управление логистикой (закупки, сбыт, доставка)
  • Поддерживающие процессы (не влияющие на повышение доходов): бухгалтерский и налоговый учет; отчетность; документооборот; юридическое сопровождение; ИТ, оборудование; управление финансами; управление персоналом; инфраструктурное управление
 
 

Как оценить результат внедрения ПО

 

Как оценить результат внедрения ПО

Недавно нам задали вопрос: по каким критериям оценивается результат выполнения работ подрядчиком по внедрению программного обеспечения. Конечно, в каждом конкретном случае перед началом внедрения на этапе планирования заказчик и подрядчик договариваются о критериях, по которым будут сдаваться и приниматься выполненные работы. Как правило, проект внедрения ПО можно считать успешным, если поставленные задачи выполнены в соответствии с согласованным техническим заданием в запланированные сроки и без перерасхода бюджета.

 
 

Бизнес-процессы в разрезе отделов компании

  • Маркетинг и продажи: управление маркетингом, управление сайтом/интернет магазином, управление продажами, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), CRM маркетинг
  • Производство: управление производственными процессами, управление запасами, управление оборудованием, логистика, Автоматизация бизнеса
  • Управление качеством: система менеджмента качества, контроль качества продукции, работа с рекламациями
  • Логистика: управление закупками, складской учет
  • Финансы: бухгалтерский и налоговый учет, финансовое планирование, взаиморасчеты с клиентами, расчет заработной платы
  • Организация деятельности компании: документооборот, секретариат
  • Управление: стратегический менеджмент, управленческий учет, бюджетирование, информационная безопасность, управление персоналом (подбор, обучение, кадровый учет)

 

Каждый бизнес-процесс в компании - это набор отдельных операций с определенным порядком выполнения в соответствии с технологией или инструкциями. В бизнес-процессе есть свои маршруты и правила, а также входы, выходы, ресурсы, участники и собственники. Перед началом автоматизации бизнес-процессов необходимо провести работу по их выявлению и описанию, а также отнести их к группе основных или вспомогательных процессов. На практике эта процедура требует участия и взаимодействия всех подразделений компании. У каждой компании свои виды и количество бизнес-процессов. Все обнаруженные бизнес-процессы можно объединить в несколько основных направлений, по каждому из них возможно проведение автоматизации как в целом, так и в рамках отдельного процесса.

 

С чего начинать автоматизацию бизнеса

Автоматизацию обычно начинают с трудоемких рутинных операций (розничный товарооборот, учет рабочего времени, занятость работников, выполнение ими нормативов), процессов, влияющих на доходность и прибыльность компании (работа отдела продаж, расчет себестоимости, складские запасы, дебиторка, управленческий учет) или самых проблемных мест бизнеса (у каждого свое).
 
Автоматизация необходима в работе тех сотрудников, которые выполняют набор определенных повторяющихся функций: это, как правило, продавцы, операторы, секретари и другие подобные специальности. Даже для сотрудников, в работе которых крайне важна самостоятельность, на творческих и интеллектуальных должностях, система автоматизации позволяет установить определенный стандарт производительности, хотя бы по количеству затраченного рабочего времени, контроля дисциплины и выполнения своих планов для каждой специальности.
 
Компаниям среднего и крупного бизнеса никак не обойтись без автоматизации. Однако, имея миллион дел, владельцы малого бизнеса также, как никто, должны быть заинтересованы в автоматизации для повышения собственной производительности и экономии времени, где это возможно. Небольшие компании могут автоматизировать различные процессы - от генерации лидов, обслуживание клиентов к выполнению рутинных офисных задач. Когда повторяющиеся процессы автоматизированны, у предпринимателей освобождается время для того, чтобы сосредоточиться на главных целях - например, на дальнейшем развитии бизнеса.
 
Поделитесь записью в социальной сети

Советуем почитать

Рост конкуренции мотивирует розничных продавцов искать новые способы повышения эффективности работы магазинов и привлечения потенциальных покупателей, а для этого необходима достоверная актуальная информация из каждой торговой точки в любой момент времени. Кроме того, меняются форматы торговли: по причине той же конкуренции значительная часть ры

Недавно нам задали вопрос: по каким критериям оценивается результат выполнения работ подрядчиком по внедрению программного обеспечения. Конечно, в каждом конкретном случае перед началом внедрения на этапе планирования заказчик и подрядчик договариваются о критериях, по которым будут сдаваться и приниматься выполненные работы. Как правило, проект внедрения ПО можно считать успешным, если поставленные задачи выполнены в соответствии с согласованным техническим заданием в запланированные сроки и без перерасхода бюджета. 

Программы для бизнеса призваны помогать ему собирать данные, организовывать их и управлять ими; объединять ключевые аспекты деятельности - производство, управление персоналом, управление отношениями с клиентами, финансовое управление - в единую информационную систему. Процесс создания и внедрения такой системы на основе того или иного программного обеспечения или комбинации программ может быть длительным и сложным.