Автоматизация бизнеса: что вообще можно автоматизировать

Информационные технологии в бизнесе
29.03.2019
Автоматизация - это переход от ручных операций к использованию современных информационных технологий в оперативной деятельности; внедрение технологий там, где они не применялись ранее. Автоматизация - это процесс подбора и подготовки оборудования и программного обеспечения для эффективного решения задач конкретной организации.
 
 

Основные задачи автоматизации бизнеса

В широком смысле под автоматизацией понимается некоторый набор действий, который позволяет освободить человеческие ресурсы от выполнения определенных задач, как правило, рутинных и однообразных, и поручить их выполнение определенному механизму, например, компьютеру, машинным алгоритмам, позволяющим при правильной настройке выполнять много задач, которые до этого мог выполнять только человек.
 
Основными задачами автоматизации бизнеса являются следующие:
  • эффективная поддержка оперативной деятельности; ведение учета, контроль;
  • организация документооборота, подготовка документов (бухгалтерские документы - счета, акты, накладные; коммерческие предложения; договоры и т.п.);
  • быстрое формирование отчетов о состоянии дел в компании за любой период времени;
  • повышение эффективности использования рабочего времени и производительности сотрудников благодаря освобождению их от рутинных рабочих операций;
  • минимизация ошибок и влияния «человеческого фактора» на важнейшие бизнес-процессы предприятия;
  • повышение качества обслуживания клиентов и работы с партнерами;
  • безопасное хранение информации и многое другое.
 
 

Какие процессы можно автоматизировать в компании

Основные и поддерживающие процессы

Бизнес-процессы предприятия классифицируются на основные (влияющие на повышение доходности) и поддерживающие (не влияющие на повышение доходов). И все они могут быть автоматизированы. 
  • Основные процессы (влияющие на повышение доходности): управление продажами; управление маркетингом; проектирование и разработка продукта / услуги; производство продукции / услуг; работа с клиентами; обслуживание клиентов (после продажи товаров / услуг); управление логистикой (закупки, сбыт, доставка)
  • Поддерживающие процессы (не влияющие на повышение доходов): бухгалтерский и налоговый учет; отчетность; документооборот; юридическое сопровождение; ИТ, оборудование; управление финансами; управление персоналом; инфраструктурное управление
 
 

Как оценить результат внедрения ПО

 

Как оценить результат внедрения ПО

Недавно нам задали вопрос: по каким критериям оценивается результат выполнения работ подрядчиком по внедрению программного обеспечения. Конечно, в каждом конкретном случае перед началом внедрения на этапе планирования заказчик и подрядчик договариваются о критериях, по которым будут сдаваться и приниматься выполненные работы. Как правило, проект внедрения ПО можно считать успешным, если поставленные задачи выполнены в соответствии с согласованным техническим заданием в запланированные сроки и без перерасхода бюджета.
 
 

Бизнес-процессы в разрезе отделов компании

  • Маркетинг и продажи: управление маркетингом, управление сайтом/интернет магазином, управление продажами (оптовая и розничная торговля), управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), CRM маркетинг
  • Производство: управление производственными процессами, управление запасами, управление оборудованием, логистика, Автоматизация бизнеса
  • Управление качеством: система менеджмента качества, контроль качества продукции, работа с рекламациями
  • ​Логистика: управление закупками, складской учет
  • Финансы: бухгалтерский и налоговый учет, финансовое планирование, взаиморасчеты с клиентами, расчет заработной платы
  • Организация деятельности компании: документооборот, секретариат
  • Управление: стратегический менеджмент, управленческий учет, бюджетирование, информационная безопасность, управление персоналом (подбор, обучение, кадровый учет)

 

Каждый бизнес-процесс в компании - это набор отдельных операций с определенным порядком выполнения в соответствии с технологией или инструкциями. В бизнес-процессе есть свои маршруты и правила, а также входы, выходы, ресурсы, участники и собственники. Перед началом автоматизации бизнес-процессов необходимо провести работу по их выявлению и описанию, а также отнести их к группе основных или вспомогательных процессов. На практике эта процедура требует участия и взаимодействия всех подразделений компании. У каждой компании свои виды и количество бизнес-процессов. Все обнаруженные бизнес-процессы можно объединить в несколько основных направлений, по каждому из них возможно проведение автоматизации как в целом, так и в рамках отдельного процесса.

 

С чего начинать автоматизацию бизнеса

Автоматизацию обычно начинают с трудоемких рутинных операций (розничный товарооборот, учет рабочего времени, занятость работников, выполнение ими нормативов), процессов, влияющих на доходность и прибыльность компании (работа отдела продаж, расчет себестоимости, складские запасы, дебиторка, управленческий учет) или самых проблемных мест бизнеса (у каждого свое).
 
Автоматизация необходима в работе тех сотрудников, которые выполняют набор определенных повторяющихся функций: это, как правило, продавцы, операторы, секретари и другие подобные специальности. Даже для сотрудников, в работе которых крайне важна самостоятельность, на творческих и интеллектуальных должностях, система автоматизации позволяет установить определенный стандарт производительности, хотя бы по количеству затраченного рабочего времени, контроля дисциплины и выполнения своих планов для каждой специальности.
 
Компаниям среднего и крупного бизнеса никак не обойтись без автоматизации. Однако, имея миллион дел, как никто, владельцы малого бизнеса также должны быть заинтересованы в автоматизации для повышения собственной производительности и экономии времени, где это возможно. Небольшие компании могут автоматизировать различные процессы - от генерации лидов, обслуживание клиентов к выполнению рутинных офисных задач. Когда повторяющиеся процессы автоматизированны, у предпринимателей освобождается время для того, чтобы сосредоточиться на главных целях - например, на дальнейшем развитии бизнеса.
 
Мы с удовольствием поможем вам спланировать процесс автоматизации вашего предприятия, подберем оптимальное программное решение и настроем его работу. Обращайтесь к нам по телефонам (044) 209 93 20, (067) 467 90 05 (Viber) или в чате на сайте.   

Советуем почитать

Информационные технологии в бизнесе

Инструкция для кассира/продавца по работе с ПРРО

Ошибки при работе с ПРРО (программным регистратором расчетных операций), как правило, приводят к штрафам, поэтому рекомендуем помнить основные правила работы с ПРРО.

Информационные технологии в бизнесе

Как начать работу с POS-терминалом в программе BAS

Для того чтобы принимать от покупателей оплаты платежными картами или смартфонами (с использованием платежных сервисов Google Pay, Apple Pay), в точке продаж – магазине, кафе, салоне красоты и других местах продажи товаров и услуг – необходимо подключение услуги эквайринга и установка POS- терминала.

Информационные технологии в бизнесе

Как начать работу с ПРРО в программах BAS

Согласно законодательству использование РРО/ПРРО обязательно для предприятий, принимающих безналичные и наличные платежи от покупателей за свои товары и услуги. Если вы ведете учет деятельности вашего предприятия в программах BAS, рекомендуем рассмотреть программные регистраторы расчетных операций Cashalot и Вебчек, поскольку вы можете интегрировать это ПРРО в свою учетную систему BAS для большего удобства и скорости работы.

В этой статье мы расскажем вам, какие действия нужно выполнить для начала работы с ПРРО.
На первом этапе необходимо загрузить ПРРО с сайта разработчика, установить его на устройство (компьютер/планшет/телефон) и удобным для вас способом (можно через Электронный кабинет или из самого ПРРО, если это возможно) подать заявление в ДПС о регистрации ПРРО по форме 1-ПРРО; регистрация ПРРО, как правило, занимает до 1 рабочего дня.