Автоматизація бізнесу: що взагалі можна автоматизувати

 

Автоматизація – це перехід від ручних операцій до використання сучасних інформаційних технологій в оперативній діяльності; впровадження технологій там, де вони не застосовувалися раніше. Автоматизація - це процес підбору і підготовки обладнання та програмного забезпечення для ефективного вирішення завдань конкретної організації.
 
 

Основні завдання автоматизації бізнесу

У найширшому сенсі під автоматизацією розуміється деякий набір дій, який дозволяє звільнити людські ресурси від виконання певних завдань, як правило, рутинних і одноманітних, і доручити їх виконання певному механізму, наприклад, комп'ютеру, машинним алгоритмам, що дозволяють при правильному налаштуванні виконувати багато завдань, які до цього могла виконувати лише людина.
 
Основними завданнями автоматизації бізнесу є наступні:
  • ефективна підтримка оперативної діяльності; ведення обліку, контроль; 
  • організація документообігу, підготовка документів (бухгалтерські документи – рахунки, акти, накладні; комерційні пропозиції; договори тощо); 
  • швидке формування звітів про стан справ в компанії за будь-який період часу;
  • підвищення ефективності використання робочого часу та продуктивності співробітників завдяки звільненню їх від рутинних робочих операцій; 
  • мінімізація помилок та впливу «людського фактору» на найважливіші бізнес-процеси підприємства; 
  • підвищення якості обслуговування клієнтів та роботи з партнерами;
  • безпечне зберігання інформації.
 
 

Які процеси можна автоматизувати в компанії

Основні та підтримуючі бізнес процеси
Бізнес-процеси підприємства класифікуються на основні (впливають на підвищення дохідності) та підтримуючі (не впливають на підвищення доходів).
  • Основні бізнес процеси (впливають на підвищення дохідності): управління продажами; управління маркетингом; проектування та розробка продукту/послуги; виробництво продукції/послуг; робота з клієнтами; обслуговування клієнтів (після продажу товарів/послуг); управління логістикою (закупівлі, збут, доставка
  • Підтримуючі бізнес процеси (не впливають на підвищення доходів): бухгалтерський та податковий облік; звітність; документообіг; юридичний супровід; ІТ, обладнання; управління фінансами; управління персоналом; інфраструктурне управління
 
 

Як оцінити результат впровадження систем автоматизації

 

Як оцінити результат впровадження ПЗНещодавно нам поставили запитання: за якими критеріями оцінюється результат виконання робіт підрядником з впровадження програмного забезпечення. Звичайно, у кожному конкретному випадку перед початком впровадження на етапі планування замовник та підрядник домовляються про критерії, за якими будуть здаватися та прийматися виконані роботи. Як правило, проект впровадження інформаційної системи можна вважати успішним, якщо поставлені завдання виконані відповідно до узгодженого технічного завдання в заплановані терміни та немає перевитрати бюджету. 

 

 

Бізнес-процеси в розрізі відділів компанії

  • Маркетинг та продажі: управління маркетингом, управління сайтом, управління продажами, управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM), CRM маркетинг
  • Виробництво: Автоматизація бізнесууправління виробничими процесами, управління запасами, управління обладнанням, логістика, розрахунок собівартості
  • Управління якістю: система менеджменту якості, контроль якості продукції, робота з рекламаціями
  • Фінанси: бухгалтерський та податковий облік, фінансове планування, взаєморозрахунки з клієнтами, розрахунок заробітної плати
  • Організація діяльності компанії: документообіг, секретаріат
  • Управління: стратегічний менеджмент, управлінський облік, бюджетування, інформаційна безпека, управління персоналом (підбір, навчання, кадровий облік)
 
Кожен бізнес-процес в компанії - це набір окремих операцій з певним порядком виконання відповідно до технології або інструкцій. У бізнес-процесу є свої маршрути і правила, а також входи, виходи, ресурси, учасники та власники. Перед початком автоматизації бізнес-процесів, необхідно провести роботу по їх виявленню та опису, а також віднести їх до групи основних або допоміжних процесів. На практиці ця процедура вимагає участі та взаємодії всіх підрозділів компанії. У кожної компанії свої види та кількість бізнес-процесів. Всі виявлені бізнес-процеси можна об'єднати в кілька основних напрямків, по кожному з них можливе проведення автоматизації як в цілому, так і в рамках окремого процесу.
 
 

З чого почати автоматизацію підприємства

Автоматизацію зазвичай починають з трудомістких рутинних операцій (роздрібний товарообіг, облік робочого часу, зайнятість працівників, виконання ними нормативів), процесів, що впливають на дохідність та прибутковість компанії (робота відділу продажів, розрахунок собівартості, складські запаси, дебіторка, управлінський облік) чи найпроблемніших місць бізнесу (у кожного своє).
 
Автоматизація необхідна в роботі тих співробітників, які виконують набір певних повторюваних функцій: це, як правило, продавці, оператори, секретарі та інші подібні спеціальності. Навіть для співробітників, в роботі яких вкрай важлива самостійність, на творчих та інтелектуальних посадах, система автоматизації дозволяє встановити певний стандарт продуктивності, хоча б за кількістю витраченого робочого часу, контролю дисципліни і виконання своїх планів для кожної спеціальності.
 
Компаніям середнього та великого бізнесу ніяк не обійтися без автоматизації. Однак, маючи мільйон справ, власники малого бізнесу також, як ніхто, мають бути зацікавлені в автоматизації для підвищення власної продуктивності та економії часу, де це можливо. Невеликі компанії можуть автоматизувати різноманітні процеси – від генерації лідів, обслуговування клієнтів до виконання рутинних офісних завдань. Коли процеси, що повторюються, автоматизовані, у підприємців звільняється час для того, щоб зосередитися на головних цілях – наприклад, на подальшому розвитку бізнесу.
 
Поділіться записом у соціальній мережі

Радимо почитати

Зростання конкуренції мотивує роздрібних продавців шукати нові способи підвищення ефективності роботи магазинів та залучення потенційних покупців, а для цього необхідна достовірна актуальна інформація з кожної торгової точки в будь-який момент часу.

Нещодавно нам поставили запитання: за якими критеріями оцінюється результат виконання робіт підрядником з впровадження програмного забезпечення. Звичайно, у кожному конкретному випадку перед початком впровадження на етапі планування замовник та підрядник домовляються про критерії, за якими будуть здаватися та прийматися виконані роботи. Як правило, проект впровадження інформаційної системи можна вважати успішним, якщо поставлені завдання виконані відповідно до узгодженого технічного завдання в заплановані терміни та немає перевитрати бюджету. 

Програми для бізнесу покликані допомагати йому збирати дані, організовувати їх та управляти ними; об’єднувати ключові аспекти діяльності – виробництво, управління персоналом, управління відносинами з клієнтами, фінансове управління – в єдину інформаційну систему. Процес створення і впровадження такої системи на основі того чи іншого програмного забезпечення чи їх комбінації може бути тривалим і складним.