Автоматизоване управління бізнес-процесами підприємства

Інформаційні технології в бізнесі
15.01.2015
Використання програмного забезпечення для управління підприємством і обліку його фінансово-господарської діяльності не є чимось новим, навпаки успішний досвід автоматизації багатьох компаній, здавалося б, повинен був розвіяти всі сумніви щодо впровадження інформаційних систем - звичайно, впроваджувати! Однак, для величезної кількості підприємств дилема «автоматизувати або не автоматизовано» залишається актуальною, рішення на користь автоматизації відкладається - вигоди не здаються очевидними.
 
Вкладення грошей - це інвестиція, і, само собою зрозуміло, вона повинна принести прибуток. Впровадження інформаційної системи на підприємстві - інвестиційний проект, але яким буде ROI? Складність визначення ефективності автоматизації змушує багатьох керівників відмовлятися від автоматизованого управління бізнес-процесами підприємства. І це далеко не єдина причина чому «ні».

Коли мова йде про автоматизацію управління бізнес процесами, часто серйозні труднощі виникають не на етапі «автоматизація», а на етапі «бізнес процеси». 

 
Саме якісні бізнес-процеси за допомогою автоматизованого управління покликані підвищити ефективність діяльності підприємства, а «якщо автоматизувати хаос, то в підсумку виходить всього лише автоматизований хаос». Бізнес-процеси повинні бути чітко визначені і описані, розроблені процедури виконання процесів, адже це ті алгоритми, які і роблять процес керованим.
 
Перегляд процесів, їх оптимізація або повна модифікація часто виявляються бар'єрами на шляху до автоматизації: небажання керівника міняти структуру підприємства і усталений звичний спосіб управління діяльністю веде до відкладання прийняття рішення про впровадження інформаційної системи. До інших причин відмови від автоматизації бізнес процесів можна віднести:
  • високу вартість програмного забезпечення для автоматизації процесів;
  • тривалість проекту впровадження системи;
  • ризик недостатньої ефективності впровадженої системи;
  • складність вибору програмного рішення для автоматизації;
  • залежність використання системи від кваліфікації і здатності користувачів;
  • залучення додаткового персоналу для реалізації проекту впровадження.

 

Програми для віддаленого управління бізнесом

 

Віддалений контроль бізнесуВласнику іноді складно контролювати бізнес навіть, коли він на місці. Що вже говорити про те, коли він не в офісі, наприклад, коли компанія розширюється і відкриває філіали в інших містах чи представництво в іншій країні, чи коли власник часто буває/мешкає закордоном. Якщо облік діяльності компанії ведеться розрізнено, немає єдиної інформаційної системи для збору та аналізу даних, проконтролювати роботу підприємства в цілому практично неможливо.  

 

Вигоди впровадження автоматизованої системи управління бізнес процесами

У разі якщо перераховані вище причини не вплинули на прийняте рішення автоматизувати управління бізнес-процесами, керівництво компанії отримує інформаційну систему, яка забезпечує:
  • завжди достовірну і оперативну інформацію;
  • можливість аналізувати інформацію в потрібний момент і приймати коректні управлінські рішення на її підставі;
  • прозорість операцій;
  • мінімізацію зловживань і крадіжок персоналом;
  • економію коштів завдяки оптимізації бізнес-процесів і запобігання витрати ресурсів;
  • мінімізацію людських помилок;
  • запобігання втрати доходу завдяки ефективному управлінню діяльністю;
  • запобігання втрати доходу завдяки виключенню нерентабельних продуктів і / або збиткових підрозділів;
  • можливість ефективного управління групою підприємств і віддалених підрозділів;
  • захист інформації;
  • впорядковані відносини з клієнтами;
  • можливість віддаленого управління бізнесом.

 

Управлінський облікУправлінський облік в Excel - наслідки для підприємця 

Ведення управлінського обліку в Excel таблицях є фікцією. Керуючий орган або керівник компанії, який намагається приймати рішення, які спираються на дані, які йому підносять в Excel, можна порівняти з пілотом, який намагається вести літак при нульовій видимості по несправних приладах. 

 

Окупність автоматизації управління бізнес процесами

Автоматизація управління підприємством вимагає значних фінансових вкладень, і тут виникає абсолютно резонне питання «чи окупиться ця інвестиція?». На це питання складно відповісти в конкретних цифрах так само, як і складно з'ясувати, скільки прибутку втрачає підприємство зараз, не маючи єдиної інформаційної системи, через нерентабельні продукти, збиткові підрозділи, неефективних співробітників, втрачених клієнтів.

В результаті впровадження інформаційної системи оптимізується структура організації, скорочуються витрати, ліквідуються продукти і підрозділи, які споживають ресурси, але не приносять доходу, налаштовуються ефективні бізнес-процеси, компанія стає більш конкурентоспроможною на ринку.

 

Радимо почитати

Інформаційні технології в бізнесі

Інструкція для касира/продавця по роботі з ПРРО

Помилки при роботі з ПРРО (програмним реєстратором розрахункових операцій), як правило, призводять до штрафів, тому рекомендуємо пам’ятати основні правила роботи з ПРРО. Серед них: робочий день розпочинається з відкриття зміни та закінчується закриттям зміни касира і поданням Z-звіту; час відкриття та закриття зміни не має значення, так само, як і кількість відкритих і закритих змін протягом дня.

Інформаційні технології в бізнесі

Як почати роботу з POS-терміналом в програмі BAS

Для того, щоб приймати від покупців оплати платіжними картами чи смартфонами (з використанням платіжних сервісів Google Pay, Apple Pay), в точці продажу – магазині, кафе, салоні краси та інших місцях продажу товарів та послуг – необхідне підключення послуги еквайрингу та встановлення POS-терміналу.

Інформаційні технології в бізнесі

Як почати роботу з ПРРО в програмах BAS

Згідно із законодавством використання РРО/ПРРО є обов’язковим для підприємств, що приймають безготівкові та готівкові платежі від покупців за свої товари та послуги. Якщо ви ведете облік діяльності вашого підприємства в програмах BAS, рекомендуємо розглянути програмні реєстратори розрахункових операцій «Cashalot» та «Вебчек», оскільки наразі ви можете інтегрувати це ПРРО в свою облікову систему BAS для більшої зручності та швидкості роботи.  

В цій статті ми розповімо вам, які дії потрібно виконати для початку роботи з ПРРО. 

На першому етапі необхідно завантажити ПРРО з сайту розробника, встановити його на пристрій (комп’ютер/планшет/телефон) та зручним для вас способом (можна через Електронний кабінет або із самого ПРРО, якщо це можливо) подати заяву в ДПС про реєстрацію ПРРО за формою 1-ПРРО.