Бізнес-процеси: виявлення, опис, оптимізація

У будь-якій організації є свої бізнес-процеси: у когось детально описані на папері, у когось озвучені усно; хтось ефективно ними керує, а хтось і не підозрює, що цим всім можна і потрібно керувати; є процеси, від яких потрібно відмовитися, є процеси, які потрібно поліпшити. Як вчить Е. Демінг, необхідно постійно покращувати кожен процес організації. Однак в реальності поки керівництво отримує необхідний йому результат (часто завдяки сверхзусиллям персоналу), воно не буде замислюватися про аналіз і оптимізації процесів.
 
Складний економічний час - якраз відповідний момент для перегляду бізнес-процесів: вони повинні бути ефективними, тобто виключати необов'язкові зайві активності і створювати максимальну цінність для споживачів результатів цих процесів. Уміння грамотно управляти бізнес-процесами повинно бути однією з ключових компетенцій керівника, щоб забезпечити виживання і конкурентоспроможність підприємства.
 
Рішення оптимізувати бізнес-процеси для ефективного управління ними - правильне і потрібне, однак часто зводитися до простого опису процедур - СОПів (Standard Operating Procedures): керівництву здається, що пророблена корисна робота і тепер всім зрозуміло, хто чим займається, а персоналу здається, що вони виконали непотрібну роботу, яка жодним чином на їх діяльності не відобразиться. І виходять такі анекдоти: «Ви керуєте бізнес-процесами у вашій компанії?» - «Аякже! Всі бізнес-процеси описані і зберігаються ось в цій папці». Іноді трапляються і такі курйозні випадки: у двох різних підрозділів організації - спільна ділянка роботи і повинен бути один алгоритм дій, але СОПів виявляється два - один у одного підрозділу, інший - в іншого, і вони відрізняються. Тут і починається «А у мене в СОПв написано ...» - «У нас свій СОП, і там сказано ...». Тобто, виходить, що процеси описані, але мова про їх оптимізацію та застосування в реальності не йде.
 

Організація роботи з бізнес процесами

Бізнес-процеси підприємства діляться на:
  1. керуючі, тобто ті, які забезпечують функціонування системи, наприклад, стратегічний менеджмент, корпоративне управління;
  2. операційні - ті, які і складають основну діяльність компанії і генерують потік доходів, наприклад, продаж, виробництво, маркетинг;
  3. підтримуючі - ті, що обслуговують основний бізнес, сюди відносяться бухгалтерський облік, технічна підтримка, підбір персоналу.
Робота з бізнес-процесами складається з декількох етапів і спрямована на їх виявлення, опис, оптимізацію і подальше управління ними.

 

Інтерв'ю

  • проведення інтерв'ю зі співробітниками компанії: в ході бесід з'ясовуються поточні складнощі і незручності, що виникають при виконанні процесів, особливо, за участю інших співробітників компанії; дані інтерв'ю використовуються для формування карти бізнес-процесів і процедур, що використовуються на підприємстві;
 

Виявлення та опис бізнес-процесів, побудова моделі «як є» ( «as is»)

Для бізнесу важливо отримання результату, від нього і необхідно відштовхуватися для того, щоб виявити процес: результат з'являється внаслідок виконання певних завдань, які і складають цей процес. Для побудови моделі «як є» далі йдуть такі етапи:

  • опис діяльності кожного співробітника, яка призводить до отримання значимого для компанії результату; Інформація повинна відповідати реальній ситуації, як вона є, з усіма недоліками і труднощами;
  • визначення, коли починається процес - після якої події, входи-виходи цього процесу; де закінчується один процес і починається інший (межі процесу);
  • з'ясування, хто виконавці / учасники процесу, хто споживачі результату цього процесу і як вони його використовує;
  • що може впливати на виконання процесу в цілому.
Для опису бізнес-процесів «як є» важливо розуміти свого внутрішнього / зовнішнього споживача і ту цінність, яку йому дає одержуваний їм результат процесу; розуміти місце, яке займає певний процес в системі всіх процесів організації; виявляти обмеження для подальшого їх усунення; визначити ризики, які виникають при виконанні процесу; розуміти, які ресурси потрібні.
 

Читайте також статтю: Стратегічне управління змінами в організації

 
У роботі з описом процесів фахівці з впровадження процесного підходу до управління рекомендують заповнювати «Картку бізнес-процесу», вона складається з 10 розділів:
  • власник процесу;
  • виходи і споживачі;
  • входи і виконавці;
  • події;
  • цілі і параметри;
  • можливі обмеження;
  • алгоритм виконання процесу;
  • необхідні ресурси;
  • можливі ризики;
  • графічне зображення процесу.

 

Аналіз оптимальності існуючих бізнес-процесів, побудова моделі «як повинно бути» ( «to be»)

В ході аналізу бізнес-процесів оцінюються:
  • якість результату процесу (для оцінки виявляються і аналізуються рекламації до результату);
  • дії виконавців при виконанні завдань: вони повинні бути змістовні і в мінімальній кількості;
  • час, що витрачається на виконання завдань;
  • узгодженість схеми бізнес-процесу (кількість входів-виходів, кількість задіяних співробітників, підрозділів, можливі винятки);
  • ефективність управління процесом.
Після детального аналізу і виявлення недоліків оцінюється оптимальність бізнес-процесів, і складаються рекомендації щодо їх оптимізації.
 
 

Реалізація змін щодо оптимізації процесу

На цьому етапі впроваджуються зміни в процес, відбувається порівняння нових отриманих результатів з тим «як повинно бути», починається наступний цикл поліпшення процесу.
 
Управління бізнес-процесами включає вищеописані етапи роботи з ними, організацію їх виконання співробітниками, постійне поліпшення, застосування інформаційних технологій для моделювання бізнес-процесів і програмне забезпечення для їх автоматизації.
 
 

Автоматизация с Битрикс24

Бітрікс24 - корпоративний портал для спільної роботи:

- автоматизація бізнес процесів підприємства; 

- управління завданнями та проектами, діаграма Ганта;

- облік робочого часу;

- організація внутрішньої комунікації, жива стрічка;

- мобільний додаток та багато іншого.

 

 
Поділіться записом у соціальній мережі

Радимо почитати

Зростання конкуренції мотивує роздрібних продавців шукати нові способи підвищення ефективності роботи магазинів та залучення потенційних покупців, а для цього необхідна достовірна актуальна інформація з кожної торгової точки в будь-який момент часу.

Нещодавно нам поставили запитання: за якими критеріями оцінюється результат виконання робіт підрядником з впровадження програмного забезпечення. Звичайно, у кожному конкретному випадку перед початком впровадження на етапі планування замовник та підрядник домовляються про критерії, за якими будуть здаватися та прийматися виконані роботи. Як правило, проект впровадження інформаційної системи можна вважати успішним, якщо поставлені завдання виконані відповідно до узгодженого технічного завдання в заплановані терміни та немає перевитрати бюджету. 

Автоматизація – це перехід від ручних операцій до використання сучасних інформаційних технологій в оперативній діяльності; впровадження технологій там, де вони не застосовувалися раніше. Автоматизація - це процес підбору і підготовки обладнання та програмного забезпечення для ефективного вирішення завдань конкретної організації.