Бізнес-процеси: виявлення, опис, оптимізація
26.02.2015
У будь-якій організації є свої бізнес-процеси: у когось детально описані на папері, у когось озвучені усно; хтось ефективно ними керує, а хтось і не підозрює, що цим всім можна і потрібно керувати; є процеси, від яких потрібно відмовитися, є процеси, які потрібно поліпшити. Як вчить Е. Демінг, необхідно постійно покращувати кожен процес організації. Однак в реальності поки керівництво отримує необхідний йому результат (часто завдяки сверхзусиллям персоналу), воно не буде замислюватися про аналіз і оптимізації процесів.
Складний економічний час - якраз відповідний момент для перегляду бізнес-процесів: вони повинні бути ефективними, тобто виключати необов'язкові зайві активності і створювати максимальну цінність для споживачів результатів цих процесів. Уміння грамотно управляти бізнес-процесами повинно бути однією з ключових компетенцій керівника, щоб забезпечити виживання і конкурентоспроможність підприємства.
Рішення оптимізувати бізнес-процеси для ефективного управління ними - правильне і потрібне, однак часто зводитися до простого опису процедур - СОПів (Standard Operating Procedures): керівництву здається, що пророблена корисна робота і тепер всім зрозуміло, хто чим займається, а персоналу здається, що вони виконали непотрібну роботу, яка жодним чином на їх діяльності не відобразиться. І виходять такі анекдоти: «Ви керуєте бізнес-процесами у вашій компанії?» - «Аякже! Всі бізнес-процеси описані і зберігаються ось в цій папці». Іноді трапляються і такі курйозні випадки: у двох різних підрозділів організації - спільна ділянка роботи і повинен бути один алгоритм дій, але СОПів виявляється два - один у одного підрозділу, інший - в іншого, і вони відрізняються. Тут і починається «А у мене в СОПв написано ...» - «У нас свій СОП, і там сказано ...». Тобто, виходить, що процеси описані, але мова про їх оптимізацію та застосування в реальності не йде.
Організація роботи з бізнес процесами
Бізнес-процеси підприємства діляться на:
- керуючі, тобто ті, які забезпечують функціонування системи, наприклад, стратегічний менеджмент, корпоративне управління;
- операційні - ті, які і складають основну діяльність компанії і генерують потік доходів, наприклад, продаж, виробництво, маркетинг;
- підтримуючі - ті, що обслуговують основний бізнес, сюди відносяться бухгалтерський облік, технічна підтримка, підбір персоналу.
Робота з бізнес-процесами складається з декількох етапів і спрямована на їх виявлення, опис, оптимізацію і подальше управління ними.
Інтерв'ю
- проведення інтерв'ю зі співробітниками компанії: в ході бесід з'ясовуються поточні складнощі і незручності, що виникають при виконанні процесів, особливо, за участю інших співробітників компанії; дані інтерв'ю використовуються для формування карти бізнес-процесів і процедур, що використовуються на підприємстві;
Виявлення та опис бізнес-процесів, побудова моделі «як є» ( «as is»)
Для бізнесу важливо отримання результату, від нього і необхідно відштовхуватися для того, щоб виявити процес: результат з'являється внаслідок виконання певних завдань, які і складають цей процес. Для побудови моделі «як є» далі йдуть такі етапи:
- опис діяльності кожного співробітника, яка призводить до отримання значимого для компанії результату; Інформація повинна відповідати реальній ситуації, як вона є, з усіма недоліками і труднощами;
- визначення, коли починається процес - після якої події, входи-виходи цього процесу; де закінчується один процес і починається інший (межі процесу);
- з'ясування, хто виконавці / учасники процесу, хто споживачі результату цього процесу і як вони його використовує;
- що може впливати на виконання процесу в цілому.
Для опису бізнес-процесів «як є» важливо розуміти свого внутрішнього / зовнішнього споживача і ту цінність, яку йому дає одержуваний їм результат процесу; розуміти місце, яке займає певний процес в системі всіх процесів організації; виявляти обмеження для подальшого їх усунення; визначити ризики, які виникають при виконанні процесу; розуміти, які ресурси потрібні.
Читайте також статтю: Стратегічне управління змінами в організації
У роботі з описом процесів фахівці з впровадження процесного підходу до управління рекомендують заповнювати «Картку бізнес-процесу», вона складається з 10 розділів:
- власник процесу;
- виходи і споживачі;
- входи і виконавці;
- події;
- цілі і параметри;
- можливі обмеження;
- алгоритм виконання процесу;
- необхідні ресурси;
- можливі ризики;
- графічне зображення процесу.
Аналіз оптимальності існуючих бізнес-процесів, побудова моделі «як повинно бути» ( «to be»)
В ході аналізу бізнес-процесів оцінюються:
- якість результату процесу (для оцінки виявляються і аналізуються рекламації до результату);
- дії виконавців при виконанні завдань: вони повинні бути змістовні і в мінімальній кількості;
- час, що витрачається на виконання завдань;
- узгодженість схеми бізнес-процесу (кількість входів-виходів, кількість задіяних співробітників, підрозділів, можливі винятки);
- ефективність управління процесом.
Після детального аналізу і виявлення недоліків оцінюється оптимальність бізнес-процесів, і складаються рекомендації щодо їх оптимізації.
Реалізація змін щодо оптимізації процесу
На цьому етапі впроваджуються зміни в процес, відбувається порівняння нових отриманих результатів з тим «як повинно бути», починається наступний цикл поліпшення процесу.
Управління бізнес-процесами включає вищеописані етапи роботи з ними, організацію їх виконання співробітниками, постійне поліпшення, застосування інформаційних технологій для моделювання бізнес-процесів і програмне забезпечення для їх автоматизації.
|
Бітрікс24 - корпоративний портал для спільної роботи: - автоматизація бізнес процесів підприємства; - управління завданнями та проектами, діаграма Ганта; - облік робочого часу; - організація внутрішньої комунікації, жива стрічка; - мобільний додаток та багато іншого.
|
