Бізнес-процеси: виявлення, опис, оптимізація

У будь-якій організації є свої бізнес-процеси: у когось детально описані на папері, у когось озвучені усно; хтось ефективно ними керує, а хтось і не підозрює, що цим всім можна і потрібно керувати; є процеси, від яких потрібно відмовитися, є процеси, які потрібно поліпшити. Як вчить Е. Демінг, необхідно постійно покращувати кожен процес організації. Однак в реальності поки керівництво отримує необхідний йому результат (часто завдяки сверхзусиллям персоналу), воно не буде замислюватися про аналіз і оптимізації процесів.
 
Складний економічний час - якраз відповідний момент для перегляду бізнес-процесів: вони повинні бути ефективними, тобто виключати необов'язкові зайві активності і створювати максимальну цінність для споживачів результатів цих процесів. Уміння грамотно управляти бізнес-процесами повинно бути однією з ключових компетенцій керівника, щоб забезпечити виживання і конкурентоспроможність підприємства.
 
Рішення оптимізувати бізнес-процеси для ефективного управління ними - правильне і потрібне, однак часто зводитися до простого опису процедур - СОПів (Standard Operating Procedures): керівництву здається, що пророблена корисна робота і тепер всім зрозуміло, хто чим займається, а персоналу здається, що вони виконали непотрібну роботу, яка жодним чином на їх діяльності не відобразиться. І виходять такі анекдоти: «Ви керуєте бізнес-процесами у вашій компанії?» - «Аякже! Всі бізнес-процеси описані і зберігаються ось в цій папці». Іноді трапляються і такі курйозні випадки: у двох різних підрозділів організації - спільна ділянка роботи і повинен бути один алгоритм дій, але СОПів виявляється два - один у одного підрозділу, інший - в іншого, і вони відрізняються. Тут і починається «А у мене в СОПв написано ...» - «У нас свій СОП, і там сказано ...». Тобто, виходить, що процеси описані, але мова про їх оптимізацію та застосування в реальності не йде.
 

Організація роботи з бізнес процесами

Бізнес-процеси підприємства діляться на:
 
1) керуючі, тобто ті, які забезпечують функціонування системи, наприклад, стратегічний менеджмент, корпоративне управління;
 
2) операційні - ті, які і складають основну діяльність компанії і генерують потік доходів, наприклад, продаж, виробництво, маркетинг;
 
3) підтримуючі - ті, що обслуговують основний бізнес, сюди відносяться бухгалтерський облік, технічна підтримка, підбір персоналу.
 
Робота з бізнес-процесами складається з декількох етапів і спрямована на їх виявлення, опис, оптимізацію і подальше управління ними.

 

Інтерв'ю

  • проведення інтерв'ю зі співробітниками компанії: в ході бесід з'ясовуються поточні складнощі і незручності, що виникають при виконанні процесів, особливо, за участю інших співробітників компанії; дані інтерв'ю використовуються для формування карти бізнес-процесів і процедур, що використовуються на підприємстві;
 
Виявлення та опис бізнес-процесів, побудова моделі «як є» ( «as is»)
 
Для бізнесу важливо отримання результату, від нього і необхідно відштовхуватися для того, щоб виявити процес: результат з'являється внаслідок виконання певних завдань, які і складають цей процес. Для побудови моделі «як є» далі йдуть такі етапи:
  • опис діяльності кожного співробітника, яка призводить до отримання значимого для компанії результату; Інформація повинна відповідати реальній ситуації, як вона є, з усіма недоліками і труднощами;
  • визначення, коли починається процес - після якої події, входи-виходи цього процесу; де закінчується один процес і починається інший (межі процесу);
  • з'ясування, хто виконавці / учасники процесу, хто споживачі результату цього процесу і як вони його використовує;
  • що може впливати на виконання процесу в цілому.
Для опису бізнес-процесів «як є» важливо розуміти свого внутрішнього / зовнішнього споживача і ту цінність, яку йому дає одержуваний їм результат процесу; розуміти місце, яке займає певний процес в системі всіх процесів організації; виявляти обмеження для подальшого їх усунення; визначити ризики, які виникають при виконанні процесу; розуміти, які ресурси потрібні.
 

Читайте також статтю: Стратегічне управління змінами в організації

 
У роботі з описом процесів фахівці з впровадження процесного підходу до управління рекомендують заповнювати «Картку бізнес-процесу», вона складається з 10 розділів:
  • власник процесу;
  • виходи і споживачі;
  • входи і виконавці;
  • події;
  • цілі і параметри;
  • можливі обмеження;
  • алгоритм виконання процесу;
  • необхідні ресурси;
  • можливі ризики;
  • графічне зображення процесу.

 

Аналіз оптимальності існуючих бізнес-процесів, побудова моделі «як повинно бути» ( «to be»)
 
В ході аналізу бізнес-процесів оцінюються:
  • якість результату процесу (для оцінки виявляються і аналізуються рекламації до результату);
  • дії виконавців при виконанні завдань: вони повинні бути змістовні і в мінімальній кількості;
  • час, що витрачається на виконання завдань;
  • узгодженість схеми бізнес-процесу (кількість входів-виходів, кількість задіяних співробітників, підрозділів, можливі винятки);
  • ефективність управління процесом.
Після детального аналізу і виявлення недоліків оцінюється оптимальність бізнес-процесів, і складаються рекомендації щодо їх оптимізації.
 
Реалізація змін щодо оптимізації процесу
 
На цьому етапі впроваджуються зміни в процес, відбувається порівняння нових отриманих результатів з тим «як повинно бути», починається наступний цикл поліпшення процесу.
 
Управління бізнес-процесами включає вищеописані етапи роботи з ними, організацію їх виконання співробітниками, постійне поліпшення, застосування інформаційних технологій для моделювання бізнес-процесів і програмне забезпечення для їх автоматизації.
 
 

Автоматизация с Битрикс24

Бітрікс24 - корпоративний портал для спільної роботи:

- автоматизація бізнес процесів підприємства; 

- управління завданнями та проектами, діаграма Ганта;

- облік робочого часу;

- організація внутрішньої комунікації, жива стрічка;

- мобільний додаток та багато іншого.

 

 
Поділіться записом у соціальній мережі

Радимо почитати

Програми для бізнесу покликані допомагати йому збирати дані, організовувати їх та управляти ними; об’єднувати ключові аспекти діяльності – виробництво, управління персоналом, управління відносинами з клієнтами, фінансове управління – в єдину інформаційну систему. Процес створення і впровадження такої системи на основі того чи іншого програмного забезпечення чи їх комбінації може бути тривалим і складним.

В бізнесі існує безліч стереотипів та помилкових переконань. В сфері автоматизації бізнесу вони також є і часто стають на заваді росту підприємства, ефективному використанню ресурсів та прозорому обліку діяльності. Ми зібрали основні стереотипи, з якими маємо справу мало не щодня, і спробували їх спростувати. 

Де ви працюєте, коли дійсно хочете отримати результат? Який час вам найкраще підходить для продуктивної роботи? Навряд чи відповідь буде "офіс в розпал робочого дня". Є, звичайно, люди, які, виконуючи завдання, можуть з головою в нього зануритися і відключитися від зовнішнього світу. Але в офісі ми не одні, і є безліч відволікаючих чинників, які ми не можемо контролювати.